Microsoft outlook express адресная книга windows

Адресная книга — это сборник
адресов e-mail ваших коллег по электронной
переписке, организованный с помощью
удобной программной оболочки.

Заполнять адресную книгу Outlook Express можно
в двух режимах: во-первых, потратить
сначала некоторое время и заранее ввести
данные о ваших коллегах, и во-вторых,
пополнять адресную книгу «на лету»,
по мере работы с почтой, — просто копируя
туда адреса пришедших писем. Ниже мы
рассмотрим эти два случая.

Если вы хотите заполнить адресную
книгу заранее, нажмите кнопкуАдресная
книга (Address Book)на панели инструментов
основного окна Outlook Express, что вызовет
появление главного окна этого сборника
адресов и др. контактной информации
(см. рис. 9.16).

Рис. 9.16. Главное окно адресной книги

Кроме имени и адреса E-mail в адресной
книге можно хранить множество различной
информации — номера телефонов, пейджеров,
личных и служебных страниц Web, обычные
почтовые адреса абонентов и пр. Для
того, чтобы внести в адресную книгу
новое имя, нажмите кнопку Создать
контакт. Появится окно, показанное
на рис. 9.17. Введите в соответствующих
полях имя абонента и адрес его электронной
почты, при желании можете заполнить
дополнительные данные на абонента на
других закладках. Если вы захотите
отредактировать адрес электронной
почты или иной параметр, то выберите
имя в адресной книге и нажав кнопкуСвойства (Properties), измените данные
на закладках аналогичным образом.

Если к вашему компьютеру имеют доступ
посторонние люди, не стоит помещать в
адресную книгу конфиденциальную
информацию, такую как домашние номера
телефонов и адреса ваших адресатов.

Рис. 9.17. Заполнение свойств абонента

Вторая возможность: после того, как
вы завели адресную книгу и наполнили
ее некоторыми адресами, в дальнейшем
книгу можно пополнять за счет адресов
из вновь пришедших писем. Для этого
откройте нужное письмо, отметьте имя
адресата в поле заголовка, нажмите
правую клавишу мыши и из всплывающего
контекстного меню выберите пунктДобавить в адресную книгу.

Теперь, когда адресная книга содержит
данные по адресам E-mail ваших коллег по
переписке, мы вкратце рассмотрим порядок
работы с ней при формировании новых
писем и заполнении поля Кому: (To:):

• Нажмите
  кнопку Создать в основном окне
  Outlook Express, поместите курсор в полеКому:
  (To:)в окне создания нового сообщения.

• Щелкните
  по значку с изображением оторванного
  листка бумаги рядом со словом Кому:.
  Это действие вызовет появление
  диалогового окна (см. рис. 9.18), где можно
  легко выбрать получателей данного
  письма.

• Выберите
  из списка абонентов нужного человека
  и нажмите кнопку Кому -> (То->)в
  средней части окна.

• Аналогичным
  образом добавьте абонентов в полях
  Копия: (Cc:)илиСкрытая: (Всс:),
  если необходимо разослать это письмо
  еще нескольким адресатам.

• Нажмите
  кнопку ОК, и выбранные адреса появятся
  в соответствующих полях заголовка
  нового письма.

• Теперь
  можно приступать к заполнению тела
  письма и его отправке, о чем мы уже
  рассказали ранее.

Рис. 9.18. Выбор получателей сообщения

Имена абонентов, введенных в поля Кому:
(To:),Копия: (Cc:),Скрытая: (Всс:)с помощью адресной книги, могут быть
представлены в окне письма именами
абонентов, а не их электронными адресами.
Не беспокойтесь — программа Outlook Express
сама подставит адреса E-mail при отправке
сообщения.

Еще одна опция, которую вы можете
использовать в адресной книге Outlook
Express — это групповые имена. Групповые
имена представляют собой ваши личные
списки рассылки и удобны в том случае,
если вам надо часто рассылать письма
постоянным группам людей (например,
участникам какого-либо совместного с
вами проекта). Групповые имена в Outlook
Express создаются нажатием на кнопку Создать
группу (New Group)на панели значков
адресной книги. Затем вы можете указать
имя группы и составить список людей в
этой группе. После того как вы создали
группу, вы можете использовать имя
группы в полеКому:илиКопия:отсылаемого сообщения — это сообщение
будет направлено всем, кто входит в эту
группу. Чтобы в последствии отредактировать
список членов группы и их адреса e-mail,
надо выбрать (отметить) уже существующую
группу и щелкнуть по кнопкеСвойства.

Соседние файлы в папке Лекции

• #
• #
• #
• #
• #
• #

В комплект Microsoft Office по умолчанию входит программа Outlook, предназначенная для работы с несколькими электронными почтами одновременно, создания календарей и заметок, а также ведения адресной книги. Функционал адресной книги позволяет добавлять, удалять, импортировать, группировать и редактировать находящиеся в ней контакты.

Экспорт и импорт контактов

Если вы уже пользовались адресной книгой в Outlook и имеете в ней контакты, то вы можете выгрузить их в отдельный файл, чтобы перенести на другой носитель и не потерять в случае поломки компьютера. Если же у вас имеется список контактов в одном из поддерживаемых программой форматов, то можно быстро добавить их в Outlook при помощи «Импорта контактов». Учтите, что одни и те же задачи в разных версиях приложения выполняются немного по-разному, поэтому инструкции для Outlook 2007, 2010, 2013 и 2016 представлены в отдельном порядке.

Экспорт контактов

Экспорт контактов — выделение уже добавленных в программу контактов в отдельный файл с дальнейшей возможностью переноса и редактирования этого файла.

Outlook 2013, 2016

1. Перейдите к вкладке «Файл».
   
2. Выберите блок «Открыть и экспортировать».
3. Запустите команду «Импорт и экспорт».
   
4. Выберите один из вариантов: экспорт в файл — создание файла в формате, который поддерживает Excel, или экспорт RSS-каналов в OPML-файл, поддерживаемый самой программой Outlook. Из файла, поддерживаемого Excel, вы также сможете загрузить контакты в Outlook.
   
5. Нажмите на «Значение, разделённое запятыми».
   
6. Укажите путь до папки, в которой будет сохранён создаваемый файл.
   
7. Укажите название файла, а его тип оставьте неизменным.
   
8. Дождитесь, пока программа автоматически экспортирует контакты в файл.
   
9. Запустите созданный файл, чтобы убедиться в том, что все контакты были сохранены успешно.
   

Outlook 2010

1. Разверните меню «Файл».
   
2. Перейдите к подпункту «Параметры».
3. В появившемся окне выберите параметр «Дополнительно».
   
4. В блоке «Экспорт» нажмите кнопку «Экспортировать».
   
5. Повторите шаги 5–9 из предыдущей инструкции.

Outlook 2007

1. В панели быстрого доступа разверните меню «Файл».
   
2. Запустите пункт «Импорт и экспорт».
3. Произведите экспорт контактов аналогично инструкции для других версий Outlook.

Импорт контактов

Если у вас есть список контактов в отдельном файле, электронной почте или программе, то вы сможете быстро перенести их в Outlook. Этим же способом можно импортировать из электронной почты адреса и письма.

Outlook 2013, 2016

1. Откройте вкладку «Файл».
   
2. Перейдите к блоку «Открыть и экспортировать».
3. Нажмите на кнопку «Импорт и экспорт».
   
4. Выберите один из вариантов импорта. Какой из них использовать, зависит от того, откуда вы пытаетесь импортировать контакты.
   
5. В типе файла укажите «Значения, разделённые запятыми».
   
6. Пропишите путь до файла. В параметрах операции выберите, что делать с дубликатами контактов: заменять, создавать или не импортировать.
   
7. Определите, в какой раздел будут сохранены импортируемые контакты.
   
8. Подтвердите импорт, нажав кнопку «Готово».
   
9. Чтобы убедиться в том, что все контакты были перенесены верно, нажмите на иконку «Люди» и просмотрите их.
   

Outlook 2010

1. Разверните меню «Файл».
   
2. Перейдите к пункту «Открыть».
3. Нажмите кнопку «Импорт».
   
4. Выберите способ импорта контактов и путь до сохранённого файла (см. пункты 5–8 из инструкции выше).
5. Установите фильтры, если это необходимо.
   
6. Дождитесь, пока программа автоматически импортирует все контакты. Чтобы проверить результат, перейдите в раздел «Контакты» из главного меню.
   

Outlook 2007

1. В панели быстрого доступа разверните меню «Файл».
   
2. Выберите пункт «Импорт и экспорт».
3. Произведите импорт контактов аналогично инструкции для других версий Outlook.

Видео: экспорт и импорт контактов в Outlook

Где расположена адресная книга Outlook

Вся информация, находящаяся в Outlook, сохраняется в отдельных файлах, которые можно скопировать или удалить. Найти эти файлы можно по следующему пути:

• C:Пользователиназвание_учетной_записиAppDataLocalMicrosoftOutlook;
• C:Пользователиназвание_учетной_записиRoamingLocalMicrosoftOutlook;
• C:Usersимя_пользователяDocumentsФайлы Outlook;
• C:Пользователиназвание_учетной_записиМои документыФайлы Outlook;
• C:Documents and Settingsназвание_учетной_записиLocal SettingsApplication DataMicrosoftOutlook;
• C:Documents and Settings.

Для разных версий операционной системы и Outlook пути могут отличаться.

Создание адресной книги

Если вы располагаете большим количеством контактов, то лучший способ их упорядочить для быстрого и удобного поиска — создать адресную книгу. Создавая адресные книги, вы можете группировать контакты по папкам.

Outlook 2010, 2013, 2016

1. Перейдите к разделу «Люди», в котором хранятся все контакты.
   
2. Находясь на главной странице, разверните раздел «Мои контакты» и выберите в нём подраздел «Контакты». Нажмите кнопку «Создать группу контактов». Назовите создаваемую группу.
   
3. Кликните по созданной группе правой кнопкой мыши и нажмите на «Свойства».
   
4. В открывшемся окошке перейдите к вкладке «Адресная книга Outlook».
   
5. Включите функцию «Показать эту папку как адресную книгу».
   
6. Кликните по кнопке «Применить», чтобы изменения вступили в силу.
   

Outlook 2007

1. В панели быстрого доступа программы разверните меню «Сервис».
   
2. Выберите пункт «Настройка учётных записей».
   
3. Перейдите к вкладке «Адресная книга».
   
4. Нажмите кнопку «Создать» и используйте инструкции, появившиеся на экране.
   

Добавление контактов

Добавление контактов — основная функция Outlook, поэтому она не особо изменилась в различных версиях программы. Контакт можно добавить вручную или импортировать его из электронной почты или файла.

1. Перейдите к разделу «Люди» или «Контакты».
   
2. Нажмите кнопку «Создать контакт».
   
3. Заполните все необходимые поля: имя, фамилия, адрес, электронная почта, номер телефона, личная информация и т. д.
   
4. Нажмите кнопку «Сохранить и закрыть» для внесения контакта в адресную книгу.
   
5. Готово, контакт добавлен.
   

Добавление контакта из сообщения электронной почты

Добавление контактов из почты осуществляется при помощи импорта, который был подробно описан выше. В процессе необходимо определить, откуда контакты будут импортированы. Выберите вариант «Импорт параметров учётной записи почты интернета» или «Импорт адресов и почты интернета».

Вы можете отправлять другим людям контактные данные Microsoft Outlook (свои или чьи-то ещё) в формате vCard (VCF-файл). Когда получатель откроет VCF-файл, вложенный в полученное сообщение, откроется форма контакта со сведениями о контакте.

Создание группы контактов

Создание группы контактов поможет вам их упорядочить и рассортировать по определённым критериям.

Outlook 2010, 2013, 2016

1. Перейдите к разделу «Люди».
   
2. Выберите подраздел «Контакты» из раздела «Мои контакты». Кликните на «Создать группу контактов». Присвойте имя создаваемой группе и внесите информацию.
   

Outlook 2007

1. Разверните меню «Файл» и выберите раздел «Создать список рассылок».
   
2. Укажите имя группы и необходимое описание. Перенесите контакты из общего списка в группу.
   

Удаление контактов

Если вы обнаружили, что в вашем списке имеется лишний контакт, то вы можете его удалить, выполнив следующие действия:

1. Перейдите к разделу «Люди» или «Контакты».
   
2. В общем списке найдите необходимый контакт, выделите его и нажмите кнопку Delete на клавиатуре.
   

Outlook — удобная программа для людей, работающих с большим количеством контактов. Пользуясь ей, вы можете детально настроить список имеющихся контактов, упорядочить их, добавить новые и удалить лишние. В любой момент вы можете выгрузить в отдельный файл всю информацию из Outlook, чтобы в будущем иметь возможность загрузить её обратно или на другой компьютер.

Иногда пользователю требуется изменить, дополнить, передать список контактов нужному человеку, перенести его на дополнительное устройство. Чтобы делать это было удобно, в приложении Outlook есть все необходимые инструменты.

Как перенести адреса из Outlook

Перемещение программы или данных называется экспортом. Копия контактов в Outlook при таком действии приобретает вид файла с разрешением CSV. Им в дальнейшем возможно поделиться, а также передать в иное приложение.

Как экспортировать контакты

Способы переноса данных различаются в зависимости от версии почтового клиента Outlook.

Экспорт контактов из Outlook 2013

1. Чтобы экспортировать данные из Outlook 2013, откройте программу и во вкладке «Файл» — «Открыть и экспортировать» выберите «Импорт и экспорт».

   

   Нажмите «Импорт и экспорт» в разделе «Открыть и экспортировать»

2. Почтовый клиент предложит возможные варианты. Кликните на пункт «Экспорт в файл».

   

   Выберите «Экспорт в файл», нажмите «Далее»

3. Выберите нужную для записи информации папку.

   

   Выберите папку для хранения контактов

4. Задайте название сохраняемому объекту и нажмите кнопку «Готово».

   

   Функция переноса данных доступна в Outlook

Новый CSV-файл можно проверить на компьютере, открыв его в программе Excel.

Экспорт контактов из Outlook 2010

1. Откройте Outlook 2010 и перейдите на вкладку «Файл».

   

   Нажмите «Файл» на панели управления вверху окна Outlook

2. В открывшемся списке выберите «Параметры».

   

   Кликните на «Параметры» в раскрывшемся списке

3. Откроется окно параметров Outlook. В левом горизонтальном меню кликните на «Дополнительно».

   

   Нажмите «Дополнительно» в окне параметров

4. Откроется «Мастер экспорта», здесь выберите пункт «Значения, разделённые запятыми (Windows)», это другое название CSV-файла. Нажмите «Далее».

   

   Выбираем файл, который нужно создать, нажимаем «Далее»

5. Выберите папку, в которой будет храниться информация о контакте.

   

   Выбираем нужную папку, куда требуется сохранить информацию, нажимаем «Далее»

6. Подождите, пока процесс перемещения информации не закончится.

   

   В Outlook 2010, как и в других версиях этой же программы, есть функция переноса контактов

При использовании содержимого перенесённых контактов в иных продуктах почтового клиента понадобится пункт «Файл данных Outlook (PST)».

Экспорт контактов из Outlook 2007

1. Чтобы перенести контакты из Outlook 2007, откройте программу и разверните вкладку «Файл». В списке функций нажмите «Импорт и экспорт».

   

   Импорт и экспорт в Outlook 2007 осуществляется при помощи одноимённой функции

2. Откроется «Мастер импорта», который понадобится для формирования документа. Отметьте «Экспорт в файл».

   

   Нажмите пункт «Экспорт в файл», затем «Далее»

3. В открывшемся окне выберите «Значения, разделённые запятыми (Windows)». Продолжите, нажав на кнопку «Далее».

   

   Выберите пункт «Значения, разделённые запятыми (Windows)», «Далее»

4. Обозначьте папку, которая будет местом для сохранения. Кликните на «Далее».

   

   Выбираем нужную папку для хранения, нажимаем «Далее»

5. Дождитесь окончания процесса перемещения.

   

   Ожидаем завершения процесса перемещения

Как из Outlook перенести контакты в Excel

Независимо от того, какой версии Outlook, после перенесения CSV-файла на компьютер его можно будет открыть в Excel.

Не пугайтесь, если увидите в документе пустые ячейки. Это те позиции, которые не были заполнены, когда контакт ещё находился в Outlook. Не каждый человек прописывает всю информацию: о домашнем телефоне, названии организации или должности контакта.

После просмотра перенесённого файла в Excel не сохраняйте изменения при закрытии. Это может разрушить структуру документа и его прочтение будет невозможно.

Как импортировать контакты во всех версиях Outlook

1. Процесс добавления CSV-файла в почту будет одинаков для всех версий Outlook. Это делается так же, как и экспорт: «Файл» — «Открыть и экспортировать» — «Импорт и экспорт». В «Мастере» выберите «Импортировать из другой программы или файла».

   

   Импортируйте из другой программы или файла

2. Как и при экспорте, дальше нажмите на «Значения, разделённые запятыми». Импорт контактов будет отличаться от экспорта появлением диалогового окна с названием «Импорт файла», который предложит три варианта действий.

   • «заменять дубликаты при импорте» — те контакты, которые вы импортируете в данный момент, заменят уже существующие в почте. Этот пункт актуален, если переносимая информация полнее или новее уже записанной в программе;
   • «разрешить создание дубликатов» — значение по умолчанию. В такой ситуации и контакты, находящиеся в почте, и добавляемые будут соседствовать. При необходимости оба файла — исходный и импортированный, — можно объединить;
   • «не импортировать дубликаты» — в отличие от первого пункта, программа оставит в приоритете данные контактов, находящиеся в ней. Это действие уместно, если в Outlook содержится более полная информация.

     

     Из списка «Заменять дубликаты», «Разрешить дубликаты» и «Не импортировать дубликаты» выберите требуемое действие

3. После выбора действия нажмите «Далее». Ждите окончания процесса переноса.

   

   Перенесённые данные можно будет открыть в разделе «Контакты» Outlook

Импорт адресов и почты интернета в Outlook всех версий

1. Чтобы импортировать контакты из Outlook, снова зайдите в «Мастер импорта и экспорта». Выберите «Импорт из другой программы или файла».

   

   В списке действий выбираем «Импорт из другой программы или файла»

2. В открывшемся окне нажмите «Импорт адресов и почты интернета».

   

   Нажимаем «Импорт адресов и почты интернета»

3. Выберите из двух предложенных вариантов импортирования «Outlook Express 4.x, 5.x, 6.x или почта Windows».

   

   Выбираем пункт, содержащий слово Outlook

4. Нажмите «Далее» и подождите, пока контакты импортируются.

   

   Ждём завершения сохранения

Импорт из другой программы или файла в любой версии Outlook

1. После выбора «Импорт из другой программы или файла» появляется возможность добавить контакты из утилиты Lotus Organizer, а также информацию из Access, Excel или простого текстового файла. Выберите программу, откуда планируете добавить контакты.

   

   Выбираем программу, из которой нужно импортировать контакты

2. Появится окно с выбором параметров. Если хотите создать дубликаты, нажмите на пункт «Разрешить создание дубликатов».

   

   Оставляем выбор по умолчанию, если хотим создать дубликаты данных

3. Выберите папку, откуда нужно взять информацию.

   

   Отмечаем папку, в которой хранятся данные

4. Назначьте место, где будет храниться данные.

   

   Выбираем, куда импортировать контакты

Видео: инструкция по переносу контактов

Где в Outlook расположилась адресная книга

Вся информация об адресной книге, сообщениях, календарях и заметках хранится на компьютере в заархивированном виде. В случае если возникнет необходимость найти, копировать или перенести её, полезно будет знать, в каких папках располагается нужный PST-файл:

• диск:/Пользователи/<имя пользователя>/AppData/Local/Microsoft/Outlook;
• диск:/Пользователи/<имя пользователя>/Roaming/Local/Microsoft/Outlook;
• диск:/Users/<имя пользователя>/Documents/Файлы Outlook;
• диск:/Пользователи/<имя пользователя>/Мои документы/Файлы Outlook;
• диск:/Documents and Settings/<имя пользователя>/Local Settings/Application Data/Microsoft/Outlook.

В случае использования IMAP, Microsoft Exchange или outlook.com место сохранения вашей почтовой информации — пространство сервера. Данные записываются в формате PAB. В таком случае обнаружить их можно будет здесь:

• диск:/Пользователи/<имя пользователя>/AppData/Local/Microsoft/Outlook;
• диск:/Documents and Settings.

Если вы использовали учётную запись Microsoft Exchange Server, то «Автономная адресная книга» располагается по следующим адресам:

• диск:/Пользователи/<имя пользователя>/AppData/Local/Microsoft/Outlook;
• диск:/Documents and Settings/<имя пользователя>/Local Settings/Application Data/Microsoft/Outlook.

Создание адресной книги в Outlook

1. Чтобы создать группу контактов, откройте пункт «Люди» в меню программы. На главной закладке в закладке «Мои Контакты» кликните файл «Контакты». Нажмите «Создать папку».

   

   В поле «Мои контакты» кликните на «Контакты», чтобы добавить группу

2. Начнётся создание новой папки. Выберите для неё название и расположение. Удобнее всего назначить для хранения информации папку «Контакты». В адресной книге программы удостоверьтесь, что активен раздел «Показать эту папку как адресную книгу».

   

   Поставьте галочку рядом со строкой «Показать эту папку как адресную книгу»

После того как адресная книга была создана, в неё можно добавлять контакты.

Как добавить контакты в Outlook

Контакты хранят информацию о людях. Можно ввести только адрес электронной почты или заполнить больше информации, например, номера телефонов, фотографию человека, почтовый адрес, адрес работы.

После создания систематизированной папки контактов программа будет находить нужный по первым нескольким буквам и автоматически заполнять электронный адрес.

Добавление контакта из сообщения электронной почты

Для начала необходимо открыть полученное сообщение, нажать правой кнопкой мыши на имя человека и выбрать «Добавить к контактам Outlook». Заполните требующуюся информацию согласно названиям полей, затем сохраните.

Добавление контакта с нуля

1. Откройте вкладку «Главная» программы Outlook, выберите «Новый контакт».

   

   Выберите «Создать контакт» на вкладке «Главная»

2. Заполните поля «Полное имя», «Электронная почта». Если считаете необходимым, заполните и другие поля. Нажмите «Сохранить».
3. Если решили создать ещё один контакт, то при сохранении выберите «Сохранить и создать». Так вы сэкономите время, потому что не будете начинать каждый раз всё заново.

Видео: инструкция по добавлению контактов

Как создать список рассылки в разных версиях Outlook

Для одновременной отправки сразу нескольким абонентам рекомендуем пользоваться инструментом «Группа контактов».

Создание списка рассылки в Outlook 2013

1. В Outlook 2013 пройдите через «Люди» — «Мои контакты» — «Создать группу контактов».

   

   В Outlook 2013 пройдите через «Люди» — «Мои контакты» — «Создать группу контактов»

2. Введите название группы, добавьте участников, сохраните.

   

   Добавьте участников и сохраните группу

Создание списка рассылки в Outlook 2010

В главном меню рабочей программы выберите пункт «Создать группу контактов». Заполните важную информацию и сохраните.

Видео: как создать группу контактов в Outlook 2010

Создание списка рассылки в Outlook 2007

В Outlook 2007 выполните путь «Файл» — «Создать» — «Список рассылки» или нажмите Ctrl+Shift+L. Заполните информацию об участниках, сохраните.

Скольким людям можно отправить послание за один раз, зависит от размера файлов имён. Ориентировочно, среднее количество — 100 контактов.

Удаление контактов в Outlook

Для того чтобы контакты не удваивались, при их импортировании в «Мастере импорта» не забывайте менять стандартные параметры переноса «Разрешить создание дубликатов» на другой пункт, где предлагается вариант замены существующих.

Если же контакты уже удвоились, то убрать их можно в «Списке контактов», нажав пункт «Телефоны». В открывшемся перед вами поле необходимо выделить дублированные контакты, а затем нажать DELETE.

Если в «Параметрах контактов» убрать галочку с раздела «автоматически проверять дубликаты контактов», то при выборе человека программа Outlook не будет отслеживать повторяющиеся визитные карточки.

Основной функцией программы Microsoft Outlook является работа с электронной почтой. Кроме этого, она может выполнять функции записной книжки и менеджера контактов. Ознакомившись со способами добавления, удаления контактов и создания групп в почтовом клиенте Outlook, пользователь может настроить программу так, как ему удобно, и с её помощью останется на связи с друзьями и коллегами.