Операционная система windows как учитывать в бухучете - Доктор Windows



Как учесть программное обеспечение при покупке компьютера?

Добрый день!
Купили компьютер который из запчастей собирает организация продавец, среди прочего есть ПО Microsoft office home and business и отдельно акт на право использования ОС Microsoft Windows 10. Правильно ли я понимаю, что стоимость последнего я включаю в стоимость компьютера, а первую программу учитываю отдельно? Или все можно включить в стоимость компьютера?

Получите образец учетной политики и ведите бухучет в веб‑сервисе для небольших ООО и ИП

Добрый день.

Еще раз, подробнее, на какое ПО у Вас есть лицензионный договор (или хотя бы лицензия)?
Если оба ПО имеют лицензию и их стоимость выделена в документах, то их стоимость должна быть оприходована на 97 счет и списываться равномерно в течение срока лицензии (если она бессрочная, то срок использования устанавливается внутренним приказом, обычно устанавливают 5 лет).
Включать в стоимость компьютера программы немного нелогично, потому что компьютер может быть использован без этих программ (существуют разнообразные варианты программного обеспечения, даже бесплатные в использовании, поэтому нельзя сказать, что без ПО Майкрософта компьютер нефункционален).
Если стоимость ПО отдельной строкой в документах не выделена — тогда можно общей суммой оприходовать компьютер и не вдаваться в подробности, что там еще и ПО было установлено: Вам поставили сразу комплексное ОС.

Никаких лицензий у меня нет. Есть акт на право на использование windows и среди запчастей на компьютер есть ПО Microsoft Office ( с НДС). Я исхожу из того, что без Windows компьютер работать не может и хочу включить ее в стоимость компьютера:
«Если организация приобретает компьютерную программу вместе с компьютером, стоимость программы из стоимости компьютера выделять не нужно. Если компьютер приобретен без минимального программного обеспечения, расходы на покупку и установку таких программ включайте в первоначальную стоимость компьютера как расходы на доведение до состояния, пригодного к использованию (абз. 2 п. 1 ст. 257 НК РФ). Такие разъяснения содержатся в письмах ФНС России от 13 мая 2011 г. № КЕ-4-3/7756, от 29 ноября 2010 г. № ШС-17-3/1835».
А про Office сомневаюсь.

г. Астрахань226 353 балла

Цитата (Клара Крю):Я исхожу из того, что без Windows компьютер работать не может и хочу включить ее в стоимость компьютера:

Все верно вы хотите сделать. Здравствуйте. В чем сомнения ? В бухучете нужно смотреть ПБУ 6/01.

Цитата (Клара Крю):Никаких лицензий у меня нет. Есть акт на право на использование windows и среди запчастей на компьютер есть ПО Microsoft Office ( с НДС). Я исхожу из того, что без Windows компьютер работать не может и хочу включить ее в стоимость компьютера:
«Если организация приобретает компьютерную программу вместе с компьютером, стоимость программы из стоимости компьютера выделять не нужно. Если компьютер приобретен без минимального программного обеспечения, расходы на покупку и установку таких программ включайте в первоначальную стоимость компьютера как расходы на доведение до состояния, пригодного к использованию (абз. 2 п. 1 ст. 257 НК РФ). Такие разъяснения содержатся в письмах ФНС России от 13 мая 2011 г. № КЕ-4-3/7756, от 29 ноября 2010 г. № ШС-17-3/1835».
А про Office сомневаюсь.

Добрый день!

Процитированное письмо касается налогообложения, а не бухучета.

Правила бухучета требуют права на использование программ отражать на счете 97 с последующим равномерным списанием в состав текущих расходов за срок действия прав, а если срок действия прав не установлен — в течение 5 лет (п. 39 ПБУ 14/2007; п. 4 ст. 1235 ГК РФ).

Получить ЭЦП по ускоренной процедуре и с полной техподдержкой

г. Астрахань226 353 балла

Цитата (НКК):Правила бухучета требуют права на использование программ отражать на счете 97 с последующим равномерным списанием в состав текущих расходов за срок действия прав,

Илья в данном случая я с вами не соглашусь. Здесь Windows это та программа без которой использовать комп. просто невозможно, а значит в силу ПБУ 6/01 это доведение до состояния пригодного к использованию и учет программы в составе ОС.

Цитата (Важный бух):Windows это та программа без которой использовать комп. просто невозможно

А тут позвольте не согласиться — Linux никто не отменял. Поэтому формально компьютер может функционировать без платного ОС.

г. Астрахань226 353 балла

Цитата (Diana_):Поэтому формально компьютер может функционировать без платного ОС.

Читаем п.8 ПБУ 6/01: иные затраты, непосредственно связанные с приобретением, сооружением и изготовлением объекта основных средств. Достаточно прописать включение такого ПО в стоимости компьютера в УП. (ПБУ 1/2008)

Цитата (Важный бух):Читаем п.8 ПБУ 6/01: иные затраты, непосредственно связанные с приобретением, сооружением и изготовлением объекта основных средств. Достаточно прописать включение такого ПО в стоимости компьютера в УП. (ПБУ 1/2008)

Добрый день!

Скорее всего речь идет о предприятии, которое имеет право применять упрощенные способы ведения бухучета, при которых стоимость ОС в принципе равна затратам на их покупку и не включает допрасходы (п. 8.1 ПБУ 6/01).
Более того, в данном вопросе при формальном противоречии норм ПБУ 14/2007 и ПБУ 6/01 нужно прежде ориентироваться на ПБУ 14/2007, чем на ПБУ 6/01, так как ПБУ 14/2007 принят позднее.

Запросить в ИФНС акт сверки по налогам через интернет

ПБУ 14/07 Это же учет нематериальных активов, из п. 3 я понимаю, что программное обеспечение в целях бухгалтерского учета признается НМА только в том случае, если получены исключительные права на него. Приобретенные по лицензионному договору неисключительные права на использование результата интеллектуальной деятельности объектами НМА не признаются.

г. Астрахань226 353 балла

Цитата (НКК):Более того, в данном вопросе при формальном противоречии норм ПБУ 14/2007 и ПБУ 6/01 нужно прежде ориентироваться на ПБУ 14/2007, чем на ПБУ 6/01, так как ПБУ 14/2007 принят позднее.

С этим не спорю. Но так как четкого указания нет, обращаюсь к МСФО 38.

Цитата (Клара Крю):ПБУ 14/07 Это же учет нематериальных активов, из п. 3 я понимаю, что программное обеспечение в целях бухгалтерского учета признается НМА только в том случае, если получены исключительные права на него. Приобретенные по лицензионному договору неисключительные права на использование результата интеллектуальной деятельности объектами НМА не признаются.

Добрый день!

п. 39 ПБУ 14/2007:
Нематериальные активы, полученные в пользование, учитываются пользователем (лицензиатом) на забалансовом счете в оценке, определяемой исходя из размера вознаграждения, установленного в договоре.
При этом платежи за предоставленное право использования результатов интеллектуальной деятельности или средств индивидуализации, производимые в виде периодических платежей, исчисляемые и уплачиваемые в порядке и сроки, установленные договором, включаются пользователем (лицензиатом) в расходы отчетного периода. Платежи за предоставленное право использования результатов интеллектуальной деятельности или средств индивидуализации, производимые в виде фиксированного разового платежа, отражаются в бухгалтерском учете пользователя (лицензиата) как расходы будущих периодов и подлежат списанию в течение срока действия договора.

г. Астрахань226 353 балла

Цитата (Клара Крю):ПБУ 14/07 Это же учет нематериальных активов

Мы это знаем. Обращаемся к п. 39 ПБУ 14/2007

Сдайте в ФСС реестры больничных и другие документы для выплаты пособий

Важный бух, тут я не сомневаюсь😀 Сама пытаюсь для себя понять.
А как быть с Microsoft Office? На эту программу нет акта на передачу прав, она только в накладной и к тому же с НДС?

Цитата (Клара Крю):А как быть с Microsoft Office? На эту программу нет акта на передачу прав, она только в накладной и к тому же с НДС?

Добрый день!

Это т.н. «коробочная лицензия», т.е. независимо от отсутствия отдельного лицензионного договора и выделения НДС в бухучете это отражается также, как приобретение прав на использование программы, т.е. в порядке, установленном п. 39 ПБУ 14/2007.

Источник

Включается ли в стоимость основного средства программный продукт Windows XP Pro? Или это нематериальный актив?

Операционная система Windows XP Pro предназначена для управления персональным компьютером и является программным продуктом, исключительные права на который принадлежат корпорации Microsoft.

При приобретении данного продукта конечным пользователем к последнему переходят только неисключительные права на пользование программой.

Таким образом, купленная операционная система не может являться нематериальным активом, поскольку для признания ее таковым в числе прочих условий необходимо наличие у конечного пользователя исключительных прав на программу (п. 4 ПБУ 14/2000 «Учет нематериальных активов», утвержденного Приказом Минфина России от 16.10.2000 N 91н, и п. 3 ст. 257 НК РФ).

Приобрести операционную систему Windows XP Pro можно в двух вариантах поставки: как ОЕМ-версию и как коробочную версию. От варианта поставки операционной системы зависят лицензионные условия, на которых программа передается конечному пользователю, и отражение ее в учете.

Операционная система Windows XP Pro может поставляться вместе с компьютером в виде предустановленной версии. Такие версии продуктов, предназначенные для поставки вместе с аппаратным обеспечением, называются OEM-версиями продуктов.

Основной отличительной особенностью OEM-версий является то, что они «привязаны» к компьютеру, на который были первоначально установлены, и по условиям лицензии не могут быть перенесены на заменяющий компьютер или на любой другой персональный компьютер.

Согласно п. 6 ПБУ 6/01 «Учет основных средств» (утверждено Приказом Минфина России от 30.03.2001 N 26н) единицей бухгалтерского учета основных средств является инвентарный объект.

Инвентарным объектом основных средств признается объект со всеми приспособлениями и принадлежностями или отдельный конструктивно обособленный предмет, предназначенный для выполнения определенных самостоятельных функций, или же обособленный комплекс конструктивно сочлененных предметов, представляющих собой единое целое, предназначенный для выполнения определенной работы. Комплекс конструктивно сочлененных предметов — это один или несколько предметов одного или разного назначения, имеющих общие приспособления и принадлежности, общее управление, смонтированных на одном фундаменте, в результате чего каждый входящий в комплекс предмет может выполнять свои функции только в составе комплекса, а не самостоятельно.

Поскольку OEM-версия операционной системы жестко «привязана» к конкретному экземпляру компьютера и не может функционировать отдельно от него (представляет с ним единое целое), ее необходимо учитывать в составе купленного основного средства (компьютера или системного блока) как в бухгалтерском, так и в налоговом учете (п. 8 ПБУ 6/01 и п. 1 ст. 257 НК РФ).

При приобретении операционной системы в коробочной версии пользователь имеет право установить операционную систему на заменяющий или любой другой персональный компьютер. В этом случае приобретенная операционная система должна учитываться в бухгалтерском учете на забалансовом счете в оценке, принятой в договоре купли-продажи. А сумма, уплаченная за предоставленное право пользования программой, должна отражаться в составе расходов будущих периодов и равномерно списываться в течение установленного срока ее использования (п. 26 ПБУ 14/2000).

Поскольку в лицензионном соглашении на операционную систему Windows XP Рro срок, на который передаются неисключительные права на программу, не устанавливается, организация должна установить срок использования программы самостоятельно (п. 65 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации).

В налоговом учете расходы на приобретение программы для ЭВМ включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 26 п. 1 ст. 264 НК РФ).

В соответствии со ст. 272 НК РФ в случае, если сделка не содержит условий о периоде возникновения расходов и связь между доходами и расходами не может быть определена четко или определяется косвенным путем, расходы распределяются налогоплательщиком самостоятельно.

Поэтому организация самостоятельно устанавливает срок, в течение которого расходы на приобретение права использования программы для ЭВМ будут равномерно учитываться для целей налогообложения прибыли (письмо Минфина России от 18.04.2007 N 03-03-06/2/75). Причем этот срок должен быть установлен учетной политикой организации для целей налогообложения.

Автор — эксперт АКДИ «Экономика и жизнь»

Источник

Программное обеспечение может быть приобретено организацией с исключительными или неисключительными правами на него. Для постановки на учет требуется наличие лицензионного соглашения или договора об отчуждении ПО покупателю, акта передачи прав. В некоторых случаях лицензионный договор может быть заменен сублицензионной договорной документацией.

ВАЖНО! Исключительное право предполагает единоличное владение активом, приобретается путем самостоятельной разработки ПО для собственных нужд или через покупку по договору отчуждения.

Особенности бухгалтерского и налогового учета ПО

Появившиеся у организации исключительные права должны быть отнесены к нематериальным активам. ПБУ 14/2007 к таким объектам предъявляет ряд требований:

должна иметься документация, свидетельствующая о наличии прав пользоваться программным продуктом;
актив отделим от других ценностей предприятия;
невозможно идентифицировать вещественную форму;
на ближайший год в планах учреждения нет намерения продать ПО;
от процесса использования программы может быть получена экономическая выгода;
срок, в течение которого можно эксплуатировать актив, превышает показатель 1 года;
имеется возможность объективно и без существенных погрешностей определить значение первоначальной стоимости.

Вопрос: Как отразить в учете организации приобретение программы для ЭВМ у правообладателя на основании договора об отчуждении исключительного права, если затраты на приобретение составляют менее 100 000 руб.?
Посмотреть ответ

Налоговый учет предъявляет меньше требований к приходуемым объектам НМА (п. 3 ст. 257 НК РФ):

наличие подтверждающей права на владение и пользование объектом документации;
созданы предпосылки для получения финансовых выгод от эксплуатации актива;
продолжительность использования превышает порог в 12 месяцев.

На баланс ПО ставится по первоначальной стоимости, в которую включаются понесенные расходы по приобретению лицензионного продукта. Если стоимость программы не превышает 100 тысяч рублей, то по правилам налогового учета актив может быть признан неамортизируемым. В бухгалтерском учете порог отнесения объектов к амортизируемым находится на отметке 40 тысяч рублей.

При принятом решении начислять амортизацию на приобретенное программное обеспечение срок эксплуатации определяется по технической документации и соотносится со стандартами ст. 258 НК РФ. Это правило закреплено для налогового учета, в бухгалтерском учете амортизацию можно не начислять, если неизвестен срок эксплуатации объекта НМА.

Амортизировать программные продукты, приобретенные на основании неисключительного права, нельзя. П. 3 ст. 257 НК РФ подтверждает эту позицию тем, что такие активы не могут быть признаны составной частью НМА.

ЗАПОМНИТЕ! Объекты, на которые у предприятия имеются неисключительные права пользования, надо списывать в прочие затраты.

При использовании метода начисления расходы, связанные с покупкой программных продуктов, рекомендуется списывать равными частями на протяжении всего периода эксплуатации. При кассовой методике в расходную часть заносятся суммы, которые были оплачены фактически. Для организаций, работающих на УСН, предусмотрено право уменьшения налогооблагаемой базы за счет средств, затраченных на покупку ПО.

Для отображения расходов, связанных с приобретением программного обеспечения, в бухгалтерском учете применяют счет 97. Затраты подлежат равномерному списанию в течение времени, отведенного на использование программы. Методология отнесения стоимости ПО в расходы на всех предприятиях должна быть прописана отдельным пунктом в локальных документах (учетной политике).

Можно ли учесть для целей налога на прибыль расходы на программу для ЭВМ, если организация приобрела ее через Интернет?

Проводки в коммерческих структурах

Операции по появлению у учреждения коммерческого типа исключительного права на пользование новой программой должны быть зафиксированы в бухгалтерском учете комплексом корреспонденций:

Датой приобретения для отражения суммы понесенных расходов формируется проводка между Д08.5 и К60.
В момент, когда программа установлена и ею можно начинать пользоваться, создается запись на стоимость ПО с Д04 и К08.5.
Каждый месяц при начислении амортизационных сумм дебетуется счет 20 (или 26, 44) с одновременным кредитованием счета 05.

Если программа была приобретена по стоимости, не превышающей 40 тысяч рублей, то бухгалтер составляет такой набор проводок:

При покупке ПО расходы учитываются через корреспонденцию Д08.5 – К60.
Когда программа вводится в эксплуатацию, дебетуется 04 счет и кредитуется счет 08.5.
Полная стоимость программного обеспечения в налоговом учете сразу переносится в расходы предприятия записью между Д20 (или 23, 26, 25, 44) и К04.
В бухгалтерском учете будет начисляться амортизация, для этого предназначена корреспонденция Д20 (или 23, 26, 25, 44) – К05.

Если учреждение купило программное обеспечение и получило на него неисключительные права, то:

при осуществлении разового платежа в момент приобретения ПО дебетуется счет 97, по кредиту записывается 60 счет;
лицензия на ПО учитывается дебетовым оборотом по забалансовому счету 012;
ежемесячно часть понесенных затрат переводится на расходы предстоящих периодов проводкой Д20 (или 23, 26, 25, 44) – К97.

ВАЖНЫЙ НЮАНС! Законодательно запрещено пользоваться нелегальными версиями программного обеспечения. За применение в работе пиратских программ предусмотрено наказание нормами гражданского и уголовного права в ст. 1252 ГК РФ и ст. 146 УК РФ.

При проведении процедуры обновления программного продукта или осуществлении специализированного обслуживания затрачиваемые на это деньги показываются по дебету 20 (25, 23, 44, 26) и кредиту 60 счета.

Как отражаются в учете исключительные права на программное обеспечение, разработанное собственными силами?

Нюансы бухгалтерского учета ПО в бюджетных организациях

В организациях бюджетного типа учет программных продуктов ведется раздельно по видам расходов в соответствии с нормами Приказа Минфина от 1 июля 2013 г. № 65н:

Код 242 применяется в ситуациях, когда ПО приобретается для удовлетворения запросов федеральных органов государственного подчинения и организаций, находящихся под их управлением.
Код 244 используют при получении программного обеспечения субъектами РФ, для которых невозможно отнесение расходных операций на 242 код.
Статья 226 необходима, если приобретаются неисключительные права на пользование программой, при обновлении систем справочно-информационного назначения.

Аргументация принадлежности затрат на покупку ПО к 226 коду приведена в тексте Письма Минфина от 18 марта 2016 г., зарегистрированного под № 02-07-10/15362. В разъяснениях уточнено, что при определении счетов учета необходимо руководствоваться Инструкцией № 157н. Она подразумевает отнесение нематериальных активов в виде программного обеспечения на забалансовый счет 01. Стоимость в учете отражается равной сумме вознаграждения, которое прописано в договоре. Правило касается и программ, полученных на праве неисключительного пользования.

Если объект, признанный НМА, был куплен с получением неисключительных прав на него с условием использования программы в течение нескольких отчетных лет, то:

суммы затрат подлежат включению в учет в текущем периоде;
расходы будут считаться затратами будущих лет;
в учетных операциях применяется счет 401 50.

Если актив будет эксплуатироваться несколько лет подряд, а договором на его передачу предусмотрена поэтапная оплата на условиях ежемесячного перечисления фиксированных сумм, то производимые оплаты считаются расходами текущего периода.

Типовые корреспондирующие записи для бюджетных организаций представлены такими вариантами:

при понесении организацией расходов в текущем году, которые считаются затратами предстоящих лет, на финансовые результаты будущего периода они будут списываться при дебетовании 0 401 50 226 и кредитовании 0 302 00 000;
если расходы были осуществлены в одном из прошлых лет и были признаны организацией затратами будущих периодов, то в каждом новом отчетном году их отнесение на финансовый результат сопровождается дебетовыми оборотами по 0 401 20 226 и кредитовым значением суммы по 0 401 50 226.

Схема, по которой будут делиться суммы расходов на программное обеспечение с длительным временем эксплуатации и переводиться на финансовые результаты, предусмотрена п. 302 Инструкции № 157н. Нормативный документ предоставляет возможность учреждениям самостоятельно определять порядок переноса части затрат на итоги финансовой деятельности. Делать это можно равномерными фиксированными суммами, путем вычисления заданной пропорции, учитывающей объем оказанных услуг.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В Письме Минфина № 02-07-10/15362 уточнено, что срок использования программного продукта при отсутствии информации об этом в лицензионной документации должен определяться комиссионным органом.

Обновление ПО и баз данных должно реализовываться на основании отдельного договора. Периодичность обновлений может быть установлена индивидуально для каждого программного продукта. При начислении на ежемесячной основе абонплаты за услуги по сохранению актуальности информационной составляющей в программе расходы включаются в финансовый результат текущего года. Затраты отражаются в учетных операциях через дебетование 1 401 20 226 и кредитование 1 302 26 730.

Как учитываются для целей налога на прибыль расходы на обновление (доработку) программного обеспечения для ЭВМ (сайта)?

Источник

В государственных учреждениях существуют единые требования к бухгалтерскому учёту активов, классифицируемых как нематериальные активы, установленные федеральным стандартом, утверждённым Приказом Минфина России от 15.11.2019 № 181н (далее — СГС «Нематериальные активы»), а также методические рекомендации по применению СГС «Нематериальные активы» доведены Письмом Минфина России от 30.11.2020 № 02-07-07/104384 (далее — Методические рекомендации).

Эксперт «Что делать Консалт» рассказывает о том, как вести их учёт.

Учёт объектов нематериальных активов (исключительных прав на результаты интеллектуальной деятельности (далее — РИД), а также прав пользования нематериальными активами (неисключительных прав пользования на РИД) осуществляется в порядке, определённом следующими нормативными документами:

инструкцией, утверждённой Приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н (далее – Инструкция № 157н);
порядком применения КОСГУ, утверждённым Приказом Минфина России от 29.11.2017 № 209н (далее – Порядок № 209н);
федеральным стандартом «Концептуальные основы бухгалтерского учёта и отчётности организаций государственного сектора», утверждённым Приказом Минфина России от 31.12.2016 № 256н.

Какие критерии установлены для признания объекта в качестве нематериального актива

Чтобы иметь точное представление, что относится к НМА, обратимся к п. 6 СГС «Нематериальные активы», в котором раскрывается его определение: это объект нефинансовых активов, предназначенный для неоднократного или постоянного использования в деятельности учреждения свыше 12 месяцев, не имеющий материально-вещественной формы, с возможностью его идентификации (выделения, отделения) от другого имущества, в отношении которого у субъекта учёта при приобретении (создании) возникли исключительные права, а также иные права (неисключительные права) в соответствии с лицензионными договорами либо иными документами, подтверждающими существование прав на такой актив.

Программное обеспечение может быть отнесено к категории нематериальных активов, если одновременно выполняются следующие условия (п. 56 Инструкции № 157н, п. 6, 7 СГС «Нематериальные активы», п. 36, 37 СГС «Концептуальные основы», разд. 3 Методических рекомендаций по применению СГС «Нематериальные активы»):

объект способен приносить учреждению экономические выгоды в будущем;
у объекта отсутствует материально-вещественная форма;
объект можно идентифицировать, выделить или отделить от другого имущества;
объект предназначен для использования в течение длительного времени, то есть срок его полезного использования составляет свыше 12 месяцев;
учреждение не планирует последующую перепродажу программы;
имеются надлежащим образом оформленные документы, подтверждающие существование объекта;
учреждение обладает исключительными правами на программный продукт в соответствии с лицензионными договорами или другими документами.

Вопросы и ответы – информационный банк СПС КонсультантПлюс, содержащий ответы госорганов и независимых экспертов на частные вопросы налогоплательщиков.

подробнее

Таким образом, для учреждений бюджетной сферы понятие НМА в целях бухгалтерского учёта включает в себя не только те объекты, на которые предоставлены исключительные права, в эту группу включаются также неисключительные права использования результатов интеллектуальной деятельности (лицензии) сроком более 12 месяцев.

Учреждение — обладатель исключительных прав на программное обеспечение учитывает его на счёте 0 102 XI 000 «Программное обеспечение и базы данных».

В то время как неисключительные права пользования программным обеспечением в соответствии с лицензионным договором сроком свыше 12 месяцев отражаются на счёте 0 111 6I 000 «Права пользования программным обеспечением и базами данных».

В бухгалтерском (бюджетном) учёте стоимостные ограничения, чтобы включить объект интеллектуальной собственности в состав НМА, не установлены.

Операции с объектами нематериальных активов отражаются в бухгалтерском учёте учреждения на основании решения комиссии по поступлению и выбытию активов, оформленного соответствующим первичным (сводным) учётным документом (п. 34, 63 Инструкции № 157н).

Типовые ситуации в СПС КонсультантПлюс позволят бухгалтеру быстро решать вопросы, с которыми он сталкивается ежедневно.

подробнее

Как учесть программное обеспечение (ПО), на которое есть исключительное право

В бухгалтерском (бюджетном) учёте НМА принимаются на учёт по первоначальной стоимости, а порядок её определения зависит от способа приобретения программного продукта (п. 11 СГС «Нематериальные активы», п. 23 Инструкции № 157н).

Первоначальная стоимость объекта нематериальных активов для каждого из перечисленных далее случаев поступления определяется по-разному. Нематериальные активы могут поступать в учреждение посредством:

приобретения за плату;
создания собственными силами;
по договору мены;
безвозмездного получения (по договорам дарения, пожертвования, в рамках внутриведомственных, межведомственных и межбюджетных и иных расчётов);
при проведении инвентаризаций как излишки.

Принятие к бухгалтерскому учёту программного обеспечения, когда учреждение является обладателем исключительных прав, осуществляется в следующем порядке.

Сначала проверяется, соответствует ли объект определению и критериям признания НМА, установленным СГС «Нематериальные активы». Если соответствует, то расходы по оплате договоров на приобретение исключительных прав на результаты интеллектуальной деятельности, в том числе программ для компьютеров, относят на ст. 320 «Увеличение стоимости нематериальных активов» КОСГУ (п. 11.2 Порядка № 209н).

Далее в учёте отражается формирование первоначальной стоимости программы. Для этого затраты на приобретение нематериального актива собираются на аналитических счетах счёта X 106 XX 320 «Увеличение стоимости нематериальных активов», в зависимости от типа НМА, в рассматриваемом случае это счёт 0 106 XI 320 «Вложения в программное обеспечение и базы данных» (п. 131 Инструкции № 157н).

В общем случае бухгалтерская проводка при формировании первоначальной стоимости НМА (программного продукта) выглядит следующим образом:

Содержание операций

Дебет счёта

Кредит счёта

Отражение вложений в объект нематериальных активов (в программу для ЭВМ) при приобретении за плату

в размере договорной стоимости нематериального актива, а также иных расходов, непосредственно связанных с его приобретением, созданием

0 106 2I 320,

0 106 3I 320

0 302 32 73Х

Х – соответствующая подстатья КОСГУ.

Принадлежащее учреждению исключительное право на программный продукт учитывается на счёте 0 102 XI 000 «Программное обеспечение и базы данных». Когда стоимость сформирована, нематериальный актив принимается к учёту путём списания затрат с аналитических счетов счёта 0 106 XI 000 на счёт 0 102 XI 000 «Нематериальные активы» (п. 56, 67 Инструкции № 157н).

Готовые решения СПС КонсультантПлюс подскажут, как действовать в конкретной ситуации: пошаговые инструкции, образцы документов, ссылки на правовые акты.

подробнее

Постановка программного продукта на балансовый учёт отражается следующими бухгалтерскими проводками:

Содержание операций

Дебет счёта

Кредит счёта

Приняты к учёту нематериальные активы:

– по первоначальной стоимости, сформированной при их приобретении

0 102 2I 320,

0 102 3I 320

0 106 2I 320

0 106 3I 320

Такие правила предусмотрены в разд. 4 Методических рекомендаций по применению СГС «Нематериальные активы» (Письмо Минфина России от 30.11.2020 № 02-07-07/104384).

На объекты нематериальных активов, по которым установлен срок полезного использования (далее — СПИ) начисляется амортизация. Определение срока полезного использования НМА относится к компетенции комиссии по поступлению и выбытию активов учреждения. Амортизация объекта нематериальных активов начинается с 1-го числа месяца, следующего за месяцем принятия его к бухгалтерскому учёту. А прекращает начисляться с 1-го числа месяца, следующего за тем, когда объект списали или если остаточная стоимость объекта стала равна нулю (п. 28, п. 29 СГС «Нематериальные активы»).

Согласно п. 33 СГС «Нематериальные активы» амортизация по нематериальным активам начисляется в следующем порядке:

на объекты стоимостью до 100 000 рублей включительно – единовременно в размере 100 процентов при принятии объекта на учёт;
объекты стоимостью свыше 100 000 рублей – ежемесячно по установленным нормам.

Начисление амортизации по объектам НМА производится одним из следующих методов (п. 30 СГС «Нематериальные активы», разд. 6 Методических рекомендаций по применению СГС «Нематериальные активы»):

линейным;
методом уменьшаемого остатка;
пропорционально объёму продукции.

Для сбора информации о начисленной сумме амортизации по программному продукту предназначен счёт 0 104 0I 000 «Амортизация программного обеспечения и баз данных» (п. 84 Инструкции № 157н). Уменьшение финансового результата, связанное с начислением амортизации на объекты нематериальных активов, отражается по подст. КОСГУ 271 «Амортизация» (п. 10.7.1 Порядка № 209н).

Если объект нематериальных активов используется при изготовлении готовой продукции, выполнении работ, оказании услуг или их реализации, сумма амортизации относится на счёт 0 109 00 271. В иных случаях при начислении амортизации применяется счёт 0 401 20 271.

Начисление амортизации по нематериальным активам (программным продуктам) отражайте бухгалтерской проводкой:

Содержание операций

Дебет счёта

Кредит счёта

Начисление амортизации на нематериальный актив (программу)

0 401 20 271

(0 109 ХХ 271)

0 104 3I 421

XX – коды группы и вида синтетического счёта объекта учёта.

Корреспонденции счетов в части начисления амортизации по объекту нематериальных активов представлены в п. 26 Инструкции № 174н, п. 26 Инструкции № 183н, п. 19 Инструкции № 162н.

Если срок полезного использования определить не удалось, амортизация на объекты НМА не начисляется до тех пор, пока комиссия учреждения не определит этот срок. Для этого ежегодно во время инвентаризации комиссия проверяет факторы, по которым ранее определяли срок использования. Проверке подлежат как НМА с неопределённым сроком, так и те НМА, по которым срок был установлен. Если обстоятельства и условия изменились, срок полезного использования уточняют ( п. 26, 27 СГС «Нематериальные активы»).

Уникальные аналитические материалы СПС КонсультантПлюс помогут вам при возникновении сложных ситуаций.

подробнее

Учёт неисключительных прав на программное обеспечение со сроком полезного использования более 12 месяцев, приобретённых за плату

В соответствии СГС «Нематериальные активы» и п. 151.2 Инструкции № 157н неисключительные права пользования на результаты интеллектуальной деятельности учитываются на балансовом счёте 0 111 60 000. Одним из условий отражения в учёте является его использование в деятельности учреждения свыше 12 месяцев.

Полученные в пользование неисключительные права на программное обеспечение (продукт) отражаются на балансовом счёте 0 111 6I 000 «Права пользования программным обеспечением и базами данных» (п. 151.1, 151.2 Инструкции № 157н).

Если срок действия лицензии на программный продукт не указан в лицензионном договоре, то в соответствии с абз. 2 п. 4 ст. 1235 ГК РФ договор считается заключённым на пять лет. Соответственно, по такой лицензии срок полезного использования программного обеспечения может быть установлен комиссией в пределах пяти лети.

Кассовые расходы на приобретение неисключительных прав пользования на программное обеспечение относятся по подст. 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ.

Неисключительное право пользования НМА принимается к учёту по первоначальной стоимости (п. 10 СГС «Нематериальные активы»).

Для учёта фактических затрат в целях формирования первоначальной стоимости неисключительных прав пользования на программное обеспечение предусмотрен счёт 0 106 6I 000 «Вложения в права пользования нематериальными активами — программное обеспечение и базы данных». Данный счёт можно не использовать, если первоначальная стоимость приобретения программы складывается лишь из цены, установленной в лицензионном договоре, и учреждение не несёт иных фактических затрат, связанных с приобретением программного продукта.

Правильно заполнить налоговые расчёты, определить сроки сдачи и избежать штрафных санкций поможет СПС КонсультантПлюс.

подробнее

Когда неисключительные права на программное обеспечение принимаются к учёту, в 24–26 разрядах счёта 111 6I и 106 6I указываются подстатьи КОСГУ: 352 «Увеличение стоимости неисключительных прав на результаты интеллектуальной деятельности с определённым сроком полезного использования» – для прав с определённым сроком полезного использования; и 353 «Увеличение стоимости неисключительных прав на результаты интеллектуальной деятельности с неопределённым сроком полезного использования» – с неопределённым сроком. Такой порядок следует из п. 11.5.2, 11.5.3 Порядка № 209н.

Расходы на приобретение неисключительного права пользования программой отразите в учёте учреждения следующими корреспонденциями счетов:

Содержание операций	Дебет счёта	Кредит счёта
Принятие к учёту неисключительных прав пользования на программное обеспечение по цене приобретения, сформированной исполнителем лицензионного договора (без применения счёта 106 6I)	0 111 6I 352 (353)	0 302 26 73Х
Отражены расходы на приобретение неисключительных прав пользования ПО: – расходы по лицензионному договору; – суммы вознаграждений посредникам, затраты на информационные и иные затраты, непосредственно связанные с приобретением объекта	0 106 6I 352 (353)	0 302 26 73Х 0 302 2Х 73Х
Принято к учёту по сформированной стоимости неисключительное право пользования программой	0 111 6I 352 (353)	0 106 6I 352 (353)
Х – соответствующая подстатья КОСГУ.

Проводки представлены в разд. 3 Методических рекомендаций по применению СГС «Нематериальные активы» (Письмо Минфина России от 30.11.2020 № 02-07-07/104384).

Неисключительные права на программное обеспечение со сроком полезного использования не более 12 месяцев в бухгалтерском учёте не подлежат отражению на балансовом счёте 111 6I 000. В этом случае расходы на приобретение относятся на расходы текущего финансового года. Данный вывод следует из положений СГС «Нематериальные активы» и Письма Минфина России от 21.05.2021 № 02-07-10/39951

Программные обеспечения, срок полезного использования которых составляет не более 12 месяцев, но переходит за пределы года возникновения таких прав (распространяется на два финансовых года), отражаются на счёте 401 50 «Расходы будущих периодов», однако не подлежат учёту на счёте 111 6I «Права пользования программным обеспечением и базами данных» (см. п. 3 Письма Минфина России от 02.04.2021 № 02-07-07/25218).

Содержание операций	Дебет счёта	Кредит счёта
Отражены расходы на приобретение неисключительных прав пользования программным обеспечением со сроком полезного использования не более года: — срок использования истекает в течение отчётного года	0 401 20 226 (0 109 X0 <*>226)	0 302 26 73Х
— срок использования заканчивается в году, следующем за годом приобретения данных прав	0 401 50 226	0 302 26 73Х
Х – соответствующая подстатья КОСГУ. <*> — соответствующий аналитический счёт.

На учтённое право пользования программой с определённым сроком полезного использования, так же как и на объекты НМА, ежемесячно начисляется амортизация.

Для отражения сумм начисленной амортизации неисключительных прав пользования на программное обеспечение предназначен счёт 0 104 6I 000 «Амортизация прав пользования нематериальными активами — программным обеспечением и базами данных». В 24—26 разрядах номера счёта 0 104 6I 000 применяется подст. 452 «Уменьшение стоимости неисключительных прав на результаты интеллектуальной деятельности с определённым сроком полезного использования» КОСГУ.

Содержание операций	Дебет счёта	Кредит счёта
Начисление амортизации на неисключительные права пользования программой	0 401 20 226 (0 109 XX 226)	0 104 6I 452
	XX – коды группы и вида синтетического счёта объекта учёта.

Такие корреспонденции счетов представлены в п. 26 Инструкции № 174н, п. 26 Инструкции № 183н, п. 19 Инструкции № 162н.

С помощью СПС КонсультантПлюс вы будете легко ориентироваться в законодательстве, вовремя отслеживать все изменения.

подробнее

В справочно-правовой системе КонсультантПлюс вы можете воспользоваться информационным материалом по различным ситуациям по учёту программного обеспечения:

Свидетельство о регистрации СМИ: Эл № ФС77-67462 от 18 октября 2016 г.
Контакты редакции: +7 (495) 784-73-75, smi@4dk.ru

Источник

Как учесть компьютерные программы, антивирусы и справочные системы

Пожалуй, сложно найти организацию, которая не использует в своей работе программное обеспечение. Чтобы автоматизировать бухгалтерский и кадровый учет, компании приобретают специальные лицензионные программы: сервисы для сдачи электронной отчетности, справочно-правовые системы , бухгалтерские программы и т. д. Для безопасной работы пользователей на компьютеры и ноутбуки устанавливаются средства антивирусной защиты. На каких бухгалтерских счетах следует учитывать компьютерные программы, как определить срок их использования и как списать в расходы, рассмотрим в данной статье.

Любая программа для ЭВМ — это результат интеллектуального труда ( ст. 1225 ГК РФ). Программный продукт можно создать собственными силами, а можно приобрести у сторонней организации.

При покупке компьютерной программы организация может приобрести исключительные или неисключительные права на ее использование. Этот момент определяет дальнейший учет программных продуктов.

Чтобы учесть программу в расходах, необходимы следующие документы:

лицензионный (сублицензионный) договор или договор отчуждения, который подтверждает право покупателя на использование программы;
акт на передачу прав.

Лицензионный договор заключается между пользователем и правообладателем программного продукта. Также от лица правообладателя может выступать его уполномоченный представитель (например агент).

Чаще всего популярные программные продукты реализуют дилеры и фирмы-франчайзи. В таких случаях программный софт продают на основании сублицензионного договора.

Рассмотрим особенности учета исключительных и неисключительных прав на использование программ.

Исключительные права

Исключительные права обычно возникают, когда программа создается по заказу организации и адаптируется под ее требования. Если организация приобретает исключительное право пользования компьютерной программой, она становится единственным ее владельцем. Автор (разработчик) продукта не вправе продавать или предоставлять его другим лицам.

Исключительное право переходит к покупателю на основании договора отчуждения ( ст. 1234 ГК РФ).

Чаще всего исключительные права для целей бухгалтерского учета учитывают в составе нематериальных активов (НМА). Для этого нужно, чтобы одновременно соблюдались следующие условия (п. 3 ПБУ 14/2007):

у организации есть документы, которые подтверждают ее права на использование объекта НМА;
объект НМА можно отделить от других объектов;
объект НМА не имеет материально-вещественной формы;
организация не планирует продавать права на компьютерную программу как минимум в течение года;
компьютерная программа используется в производстве продукции (работ, услуг) или для управленческих нужд;
объект может принести экономическую выгоду (доходы);
срок использования компьютерной программы превышает 12 месяцев;
первоначальная стоимость НМА может быть достоверно определена.

Чтобы программу отнести к НМА в налоговом учете, необходимо выполнение следующих условий ( п. 3 ст. 257 НК РФ):

организация имеет документы, которые подтверждают ее права на использование объекта НМА;
объект может принести экономическую выгоду (доходы);
срок использования компьютерной программы превышает 12 месяцев.

Получается, если в бухгалтерском учете объект относится к НМА, то в налоговом учете этот объект также будет признан нематериальным активом.

В бухгалтерском учете компьютерную программу нужно учитывать по первоначальной стоимости. Эта стоимость равна сумме всех затрат на ее приобретение. В п. 8 ПБУ 14/2007 сказано, что первоначальная стоимость НМА увеличивается на сумму расходов, связанных с приобретением актива (установка, доведение до пригодного к использованию состояния и пр.).

Амортизация и срок полезного использования

НМА стоимостью до 40 000 (с 2016 года до 100 000) рублей в налоговом учете можно списать полностью в момент ввода в эксплуатацию. Так как имущество до 40 000 рублей не является амортизируемым (п. 1 ст. 256 НК РФ), стоимость НМА можно включить в состав материальных расходов ( пп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ).

Вопрос налоговой амортизации НМА стоимостью ниже 40 000 рублей — спорный. Ранее контролирующие органы придерживались позиции, что амортизировать нужно все НМА независимо от их стоимости (письмо ФНС России от 25.02.2011 № КЕ-4-3/3006). На сегодняшний день все больше писем Минфина подтверждают возможность списывать «малоценные» НМА при вводе в эксплуатацию (письма Минфина РФ от 31.08.2012 N 03-03-06/1/450, от 09.09.2011 N 03-03-10/86, от 09.12.2010 N 03-03-06/1/765).

Для целей налогового учета срок полезного использования объекта нематериальных активов определяется по правилам, закрепленным в п. 2 ст. 258 НК РФ. По общему правилу срок использования НМА может быть указан в договоре или патенте. Если срок по документам определить нельзя, нормы амортизации устанавливаются в расчете на срок полезного использования, равный 10 годам (но не более срока деятельности налогоплательщика).

Для исключительных прав на компьютерные программы налогоплательщик вправе самостоятельно определить срок полезного использования, который не может быть менее двух лет.

В бухгалтерском учете нет стоимостного критерия для определения амортизируемого имущества. Поэтому начислять амортизацию нужно по всем НМА, у которых известен срок полезного использования. По нематериальным активам с неопределенным сроком полезного использования амортизация не начисляется ( п. 23 ПБУ 14/2007). Но организации каждый год должны пересматривать срок использования НМА, подтверждая ранее установленный либо внося изменения по объективным причинам ( п. 27 ПБУ 14/2007).

Исключительное право на компьютерную программу не имеет ограниченного срока действия. Поэтому для целей бухучета срок использования компьютерной программы определяется исходя из периода, в течение которого организация будет ее использовать ( п. 26, 27 ПБУ 14/2007). Если срок не известен, то можно установить его равным 5 годам (п. 4 ст.1235 ГК РФ).

Срок полезного использования компьютерной программы нужно зафиксировать в приказе ( ч. 1 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Чтобы не возникло расхождений в бухгалтерском и налоговом учете, целесообразнее установить одинаковый срок полезного использования программы (для НМА стоимостью выше 40 000 рублей).

Проводки при покупке исключительных прав :

Дебет 08-5 Кредит 60 — учтены расходы на приобретение компьютерной программы;

Дебет 04 Кредит 08-5 — компьютерная программа введена в эксплуатацию;

Дебет 20 (26, 44) Кредит 05 — начислена ежемесячная амортизация по компьютерной программе (амортизация начисляется с первого числа месяца, следующего за месяцем принятия НМА к учету (п. 31 ПБУ 14/2007).

Если организация списывает программу стоимостью до 40 000 рублей единовременно, то проводки будут следующими:

Дебет 08-5 Кредит 60 — учтены расходы на приобретение компьютерной программы;

Дебет 04 Кредит 08-5 — компьютерная программа введена в эксплуатацию;

Дебет 20 (23, 25, 26, 44) Кредит 04 — стоимость НМА единовременно учтена в составе материальных расходов (только в налоговом учете);

Дебет 20 (23, 25, 26, 44) Кредит 05 — начислена ежемесячная амортизация по компьютерной программе (только в бухгалтерском учете).

Неисключительные права

Большинство приобретаемых программ и систем имеют неисключительные права и покупаются по лицензионному или сублицензионному договору. Такой вид права не может быть отнесен к нематериальным активам (п. 3 ст. 257 НК РФ). Поэтому неисключительные права списывают на счета затрат в составе прочих расходов ( пп. 26 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Налоговый учет

В налоговом учете лицензиат, применяющий метод начисления, должен распределить стоимость компьютерной программы в течение срока действия договора (письмо Минфина России от 31.08.2012 № 03-03-06/2/95). Если в договоре срок не указан, то необходимо самостоятельно установить период списания на затраты, исходя из принципа равномерности (абз. 2 п. 1 ст. 272 НК РФ, письма Минфина РФ от 18.03.2014№ 03-03-06/1/11743 и от 18.03.2013 № 03-03-06/1/8161). Гражданским кодексом предусмотрено, что если срок использования не определен, договор считается заключенным на 5 лет ( п. 4 ст. 1235). Такого же мнения придерживается Минфин в письмах от 23.04.2013 № 03-03-06/1/14039, 16.12.2011 № 03-03-06/1/829.

В вопросе списания неисключительных прав существует и противоположная судебная практика. Например, постановлениями ФАС Московского округа от 18.03.2014 № Ф05-1208/2014, от 28.12.2010 № КА-А40/15824-10, от 15.02.2010 № КА-А40/190-10 вынесено решение, что расходы на приобретение права пользования компьютерной программой можно списывать единовременно.

Как это часто бывает, мнение налоговых органов не совпадает с мнением судов. Если вы не хотите тратить время на судебные разбирательства, безопаснее списывать затраты на приобретение программ для ЭВМ равномерно в течение срока использования. Имейте в виду, что суды рассматривают порядок списания расходов, который закреплен в учетной политике организации. Если вы решили списывать затраты на приобретение неисключительных прав единовременно, не забудьте прописать этот пункт в своей учетной политике.

При кассовом методе в расходы включаются фактически оплаченные суммы ( п. 3 ст. 273 НК РФ).

Плательщики упрощенного налога (доходы — расходы) могут уменьшать налогооблагаемую базу на сумму затрат по приобретению права на использование компьютерных программ (подп. 19 п. 1 ст. 346.16 НК РФ, письма Минфина России от 21.03.13 № 03-11-06/2/8830 и от 28.05.12 № 03-11-06/2/70).

Бухгалтерский учет

В бухгалтерском учете неисключительное право на использование программы учитывается в составе расходов будущих периодов на счете 97 ( п. 39 ПБУ 14/2007). Списывать такие расходы нужно на протяжении срока действия договора. Способ списания затрат на приобретение неисключительных прав нужно закрепить в учетной политике. Чтобы не возникло временных разниц, установите единый срок использования программы в бухгалтерском и налоговом учете.

Если срок в договоре не прописан, организация может установить его самостоятельно в соответствующем приказе. Но в данном случае безопаснее руководствоваться нормами Гражданского кодекса (ст. 1235) и устанавливать срок использования программы на 5 лет.

Так как неисключительное право на программные продукты у правообладателя — объект НМА, лицензиату (получателю) следует вести учет этого объекта на забалансовом счете (п. 39 ПБУ 14/2007). Планом счетов специального счета для этих целей не предусмотрено, поэтому можно открыть специальный забалансовый счет, например 012.

Проводки при покупке неисключительных прав:

Дебет 97 Кредит 60 — приобретено право использования программы (разовый платеж);

Дебет 012 — лицензия (право) на программу учтена на забалансовом счете;

Дебет 20 (23, 25, 26, 44) Кредит 97 — списана часть расходов будущих периодов (ежемесячно).

При продлении лицензии на программу затраты также учитываются равномерно (счет 97).

Важно! Использование пиратских программ наказуемо (ст. 1252 ГК РФ, ст. 146 УК РФ).

Обновление программ, абонентское обслуживание

Затраты на обновление и ежемесячное обслуживание программ относятся к текущим расходам и подлежат списанию в момент оказания услуги (пп. 26 п. 1ст. 264 НК РФ, письмо Минфина РФ от 27.11.2007 № 03-03-06/1/826).

Дебет 20 (23, 25, 26, 44) Кредит 60 — списаны затраты на обновление (обслуживание) программы.

Чаще всего компьютерные программы имеют неисключительные права использования. Учет таких программных продуктов следует вести с применением счета 97 «Расходы будущих периодов» и списывать равномерно в течение срока действия договора. Не стоит путать обновление программ с их продлением, ведь учитывать эти расходы нужно по-разному.

Если у вас возник вопрос по бухгалтерскому или налоговому учету, наши эксперты всегда готовы помочь в его решении.

Задать вопрос

Эксперт сервиса Норматив

Рогачева Е.А.

Источник

Семинар «Офисные расходы: учет и налоги»,
актуально на 30 мая 2018 г.

«Офисные» основные средства, программы и сайты

Где заканчиваются ОС и начинаются МПЗ

Для работы управленческого персонала компания приобретает компьютеры, сотовые телефоны. Для комфортных условий труда — кулеры, кондиционеры, чайники, микроволновки. Для уборки помещений — пылесосы. Как учитывать эту технику?

Давайте вспомним условия квалификации имущества в качестве ОС. Срок полезного использования (СПИ), что в бухгалтерских, что в налоговых целях, должен превышать 12 месяцев. А вот лимит первоначальной стоимости разныйпп. 4, 5 ПБУ 6/01; п. 1 ст. 256, п. 1 ст. 257, п. 4 ст. 346.16 НК РФ; Письма Минфина от 26.05.2016 № 03-03-06/1/30414, от 17.02.2016 № 03-03-07/8700:

— бухгалтерский — свыше 40 000 руб. Правда, его нужно закрепить в учетной политике, иначе любое имущество со СПИ дольше 12 месяцев будет ОС;

— налоговый при ОСН и УСН — более 100 000 руб.

Если объект соответствует требованиям, его нужно зачислить в состав ОС. И компьютер, и пылесос, и кулер, и даже аквариум. Если нет, перед вами МПЗ, стоимость которых нужно отразить по дебету счета 10 «Материалы». А затем списать в налоговые и бухгалтерские расходы при передаче в эксплуатацию. При УСН стоимость приобретенных МПЗ включают в расходы после оплатып. 5 ПБУ 6/01; подп. 3 п. 1 ст. 254, подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ.

НДС по офисному имуществу компания на ОСН принимает к вычету как обычно, нюансов, присущих именно таким покупкам, нетп. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ.

Климатическое оборудование и бытовая техника

Когда офисное имущество прямо задействовано в работе, никто не сомневается в экономической обоснованности расходов на него. Но вот оборудование для комфорта персонала (бытовая техника, кондиционеры, ионизаторы воздуха) пока вызывает вопросы.

Связано ли такое имущество с извлечением доходов? Может, и не так прямо, как компьютеры, но связано, конечно. Ведь ТК обязывает работодателя обеспечить нормальные и безопасные условия труда, а также оборудовать помещения для приема пищи. Подробности — в санитарных правилах и нормативах (СанПиН) и других подобных документахстатьи 163, 212, 223 ТК РФ.

Так, по СанПиН температура в офисе должна быть 22—25 градусов, влажность 60—40%. Установлена и нормативная концентрация аэроионов в воздухе. Вот и возникает необходимость покупать кондиционеры, вентиляторы, увлажнители, ионизаторып. 2.2.5 СанПиН 2.2.4.3359-16; п. 2.4 СанПиН 2.2.4.1294-03.

Строительные нормативы предусматривают, что при численности работников до 30 человек в здании обязательна комната для приема пищи, а если сотрудников больше — столовая. Но поскольку ТК виды помещений для обеденных перерывов в зависимости от численности персонала не ранжирует, обычно хватает комнаты для приема пищи. В ней следует поставить как минимум электрический чайник, холодильник и электроплиту, а можно и микроволновкупп. 5.48, 5.51, 5.52 СНиП 2.09.04-87.

Наконец, работодатель должен снабжать персонал чистой питьевой водой, а значит, покупать кулеры или другие подобные установкип. 18 Типового перечня, утв. Приказом Минздравсоцразвития от 01.03.2012 № 181н.

В итоге климатическое оборудование, бытовую технику и кулеры работодатель приобретает не по своей прихоти, а чтобы исполнить закон. Иначе его может оштрафовать трудинспекцияч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Поэтому для таких затрат есть отдельная норма ст. 264 НК, которая позволяет учитывать их для целей налогообложения прибыли. В зависимости от стоимости, оборудование отражают как МПЗ или как ОСподп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ; Письма Минфина от 26.09.2011 № 03-03-06/2/149, от 03.10.2012 № 03-03-06/2/112, от 02.10.2015 № 03-03-06/56359, от 17.07.2017 № 03-03-06/1/45286.

Справка

Текущая редакция Классификации ОС кондиционеры не упоминает. До 01.01.2017 они входили в третью амортизационную группу со СПИ свыше 37 до 60 месяцев включительно. Можно выбрать этот СПИ, а можно установить свой по технической документации на кондиционер или по рекомендациям его производителяп. 6 ст. 258 НК РФ; Классификация, утв. Постановлением Правительства от 01.01.2002 № 1.

Для пущей уверенности обязанность работодателя на ОСН обеспечить комфорт персонала можно закрепить в коллективном договоре или в трудовых договорах с сотрудниками. Например, такст. 41 ТК РФ.

В целях обеспечения безопасных и комфортных условий труда работодатель, помимо прочего, обязуется:
— оснастить рабочие помещения средствами кондиционирования, увлажнения и ионизации воздуха;
— оборудовать помещение для приема пищи и установить в нем холодильник, электрочайник, микроволновую печь и кулер.

А вот упрощенцам не повезло. В закрытом перечне налоговых расходов подходящего пункта нет. В результате соблюдать ТК фирмы на УСН должны, но не вправе уменьшить доходы на стоимость климатического оборудования, бытовой техники и кулеровПисьма Минфина от 06.12.2013 № 03-11-11/53315; УФНС России по г. Москве от 05.10.2007 № 18-11/3/095267.

Об учете расходов на питание сотрудников читайте здесь.

Компьютер: учитывать по частям или единым объектом?

Когда мы говорим «компьютер», то подразумеваем, по крайней мере, системный блок, монитор, клавиатуру и мышь. Как все это учесть: единым инвентарным объектом или по частям?

С тех пор как налоговый лимит первоначальной стоимости ОС стал равен 100 000 руб., острота проблемы притупилась. Обычный компьютер в сборе редко обходится дороже. А потому для целей налогообложения без разницы, как включать в расходы цену комплектующих: единой суммой или отдельно по каждому предмету.

Не очень принципиально это и для бухучета. Даже если цена компьютера в сборе перевалит за 40 000 руб., а фирма учтет комплектующие как МПЗ и включит в затраты по частям при передаче в эксплуатацию, пожурить ее смогут разве что аудиторы. Ведь компьютеры и прочая офисная техника, согласно Классификации ОС, входят во вторую амортизационную группу. А значит, в любом случае не облагаются налогом на имуществоподп. 8 п. 4 ст. 374 НК РФ.

Потому для компании и не важно, что выбрать: собрать стоимость комплектующих на счете 01 «Основные средства» и амортизировать либо списывать стоимость каждого предмета со счета 10 по мере передачи в эксплуатацию.

Однако некоторые экземпляры офисных компьютеров вполне могут стоить дороже 100 000 руб. Либо они могут стоить дороже 40 000 руб., при этом фирма захочет отразить их в бухучете правильно, а не как удобно. Например, для того чтобы актив баланса стал побольше. Или для контроля за сохранностью имущества.

По мнению Минфина, компьютер — единый инвентарный объект ОС, поскольку комплектующие не могут работать порознь. Системный блок бесполезен без монитора, монитор ничто без системного блока, оба мало что могут без клавиатуры и мышки. Все это, выражаясь официальным языком, комплекс конструктивно сочлененных предметовПисьмо Минфина от 02.06.2010 № 03-03-06/2/110.

Если фирма покупает комплектующие компьютера отдельно, их стоимость нужно отражать по дебету счета 08 до тех пор, пока компьютер не будет готов к использованию. После чего нужно перевести его в состав ОС проводкой дебет счета 01 – кредит счета 08п. 4 ПБУ 6/01.

Если речь о компьютере, который в сборе стоит дороже 100 000 руб., лучше совместить его перевод в состав бухгалтерских ОС с вводом в эксплуатацию для целей налогообложения. Тогда амортизация начнется одновременноп. 21 ПБУ 6/01; п. 4 ст. 259 НК РФ.

Как совместить? Системный администратор легко письменно обоснует вам, что конкретный экземпляр компьютера пока не готов к работе, потому что на нем не установлена… (подставьте название любой программы). Этим и воспользуйтесь.

А вот принтер, копир (который не совсем правильно называть ксероксом), сервер — все это отдельные объекты учета, собирать их воедино с компьютером не надо. Потому важна лишь первоначальная стоимость оборудования.

Классификация ОС называет это имущество прочими офисными машинами, код ОКОФ 330.28.23.23, и относит ко второй амортизационной группе с нормативным СПИ свыше 25 до 36 месяцев включительно.

Ремонт и модернизация компьютера

Условимся, что дальше будем говорить только о компьютерах в составе ОС. Потому что рассуждать о ремонте или модернизации компьютера, который вы списали по частям как МПЗ, бессмысленно. Расходы на ремонт вы учтете единовременноПисьмо Минфина от 04.10.2010 № 03-03-06/1/624.

Как я уже говорила ранее, если организация чинит неисправности, заменяет изношенные детали — это ремонт. Например, установка новой материнской платы взамен сгоревшей — чистой воды ремонтПисьмо Минстроя от 27.02.2018 № 7026-АС/08.

Модернизацию проводят, когда хотят улучшить характеристики ОС. Захотели превратить средненький компьютер в графическую станцию — заменили нормально работавшие «материнку» и видеокарту на более мощныеп. 27 ПБУ 6/01; Письмо Минфина от 22.03.2017 № 03-03-06/1/16312.

Однако замена детали компьютера, вышедшей из строя, обычно всегда улучшает его характеристики. Очень уж быстро обновляется рынок комплектующих. Это ремонт или модернизация? Так вот, необходимость ремонта подтвердит дефектная ведомость. Сломалось — значит, ремонт. И стоимость новых комплектующих можно списать в расходы в день установки в компьютерп. 27 ПБУ 6/01; п. 1 ст. 260 НК РФ; Письмо Минфина от 04.12.2008 № 03-03-06/4/94.

Типовой формы ведомости нет. Потому выглядеть она может так.

ООО «Альфа»

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор

И.И. Иванов

01.06.2018

ДЕФЕКТНАЯ ВЕДОМОСТЬ

Название объекта	Выявленная неисправность	Меры по устранению неисправности
Компьютер (инв. № М-11)	Не включается монитор	Замена монитора

Начальник ремонтного цеха:

Е.М. Петров

Маскировать модернизацию под ремонт за счет дефектной ведомости я не советую. С компьютером это еще может пройти незамеченным, но, допустим, с автомобилем или зданием уже вряд ли.

Затраты на модернизацию компьютера в бухгалтерском и налоговом учете увеличивают его первоначальную стоимость. Оформляют итоги модернизации актом ОС-3. Проводки нужно сделать следующиеп. 27 ПБУ 6/01; п. 2 ст. 257 НК РФ.

Содержание операции	Дт	Кт
Отражены затраты на модернизацию компьютера	08 «Вложения во внеоборотные активы»	10 «Материалы» (69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»)
Увеличена первоначальная стоимость компьютера	01 «Основные средства»	08 «Вложения во внеоборотные активы»

После модернизации компьютер в бухгалтерском и налоговом учете амортизируют по-разному. Если СПИ компьютера не изменился, в бухучете ежемесячную сумму определяют такп. 60 Методических указаний, утв. Приказом Минфина от 13.10.2003 № 91н:

Для целей налогообложения ежемесячную сумму амортизации модернизированного компьютера с прежним СПИ считают такп. 2 ст. 259.1 НК РФ; Письма Минфина от 02.10.2017 № 03-03-06/2/63775, от 11.01.2016 № 03-03-06/40:

Из формулы следует, что в течение первоначального СПИ списать стоимость модернизированного компьютера в расходы для налога на прибыль не получится. И в бухгалтерском учете сумма амортизации будет превышать налоговую. Но ничего не попишешь.

Если после модернизации компьютер прослужит дольше, чем предполагалось, для расчета бухгалтерской амортизации вместо оставшегося СПИ применяют новый. Узнать его можно у системного администратора. Увеличить можно и налоговый СПИ, но только в пределах СПИ для второй амортизационной группыПисьмо Минфина от 24.11.2017 № 03-03-06/1/77968.

Программное обеспечение с исключительными правами

Понятно, что компьютер без программного обеспечения (ПО) — просто предмет интерьера. А значит, на очереди у нас учет компьютерных программ. Зависит он от прав, которые фирма получила на ПО. Если они исключительные, порядок один, если нет — другой. Для простоты буду говорить «исключительное» и «неисключительное» ПО.

Справка

Исключительное право на ПО возникает:

— у приобретателя по договору об отчуждении исключительного правастатьи 1234, 1285 ГК РФ;

— у работодателя, если программу написали сотрудники в рамках своих должностных обязанностейст. 1295 ГК РФ;

— у заказчика по договору на создание ПОст. 1296 ГК РФ;

— у заказчика по договору подряда или НИОКР, в рамках которого попутно появилась программа, если подрядчик обязан передать права на нее заказчикуст. 1297 ГК РФ.

«Исключительное» ПО — нематериальный актив владельца, даже если оно не зарегистрировано в Минэкономразвития. В бухучете программу надо амортизировать независимо от стоимости. С оглядкой на критерий существенности, конечно. В налоговом учете «исключительное» ПО амортизируют, если оно обошлось в сумму больше 100 000 руб. СПИ нужно установить самим, но не меньше 24 месяцевпп. 4, 23, 25, 26 ПБУ 14/2007; п. 2 ст. 258 НК РФ; п. 1 ст. 1262 ГК РФ; Письма Минфина от 03.11.2015 № 03-03-06/1/63381, от 21.06.2017 № 03-03-06/1/38829.

Если же «исключительная» программа стоила дешевле 100 000 руб., для целей налогообложения ее можно учесть в расходах сразу в день установки на компьютерподп. 26 п. 1 ст. 264 НК РФ; Письмо Минфина от 12.02.2016 № 07-01-09/7509.

Затраты на обновление «исключительного» ПО — нематериального актива в налоговом учете списывайте в течение оставшегося СПИ. Если для целей налогообложения программа не НМА, отражайте расходы на обновление единовременно. Во избежание разниц поступайте так же и для бухгалтерских целей, невзирая на то что там любое ПО — НМАпп. 25, 26 ПБУ 14/2007; Письма Минфина от 30.01.2017 № 03-03-06/1/4386, от 06.11.2012 № 03-03-06/1/572.

Проводки по учету исключительного права на ПО такие.

Содержание операции	Дт	Кт
Отражены затраты на приобретение исключительного права на ПО	08 «Вложения во внеоборотные активы»	60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»)
ПО принято к учету в качестве НМА	04 «Нематериальные активы»	08 «Вложения во внеоборотные активы»
Начислена ежемесячная амортизация ПО	26 «Общехозяйственные расходы» (44 «Расходы на продажу»)	05 «Амортизация нематериальных активов»
Отражены затраты на обновление ПО, если организация учитывает их в составе расходов будущих периодов в течение оставшегося СПИ	97 «Расходы будущих периодов»	60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»)
Списана часть затрат на обновление ПО	26 «Общехозяйственные расходы» (44 «Расходы на продажу»)	97 «Расходы будущих периодов»

Программное обеспечение с неисключительными правами

Неисключительные права на компьютерные программы покупают по лицензионному договору. С большинством офисного ПО дела обстоят именно так. Операционные системы, текстовые и графические редакторы, антивирусы — все это «неисключительное», оно же лицензионное, ПОст. 1235, п. 1 ст. 1286 ГК РФ.

Расходы на приобретение такого ПО подтверждаютПисьмо Минфина от 14.11.2016 № 03-03-06/1/66442:

— или лицензионный договор в виде отдельного документа с актом передачи экземпляра ПО;

— или лицензионный договор, напечатанный на упаковке ПО, с накладной либо чеком ККТ;

— или лицензионный договор, распечатанный с сайта продавца ПО, и документ об оплате, если программа куплена через ИнтернетПисьмо Минфина от 28.09.2011 № 03-03-06/1/596.

В налоговом учете стоимость «неисключительной» программы отражают в прочих расходах равномерно с месяца установки на компьютер и в течение срока действия лицензионного договора. Если договор бессрочный, период нужно определить самим. Безопасный вариант — 5 лет. А вот упрощенцы могут учесть расходы на лицензионное ПО сразу в периоде оплатыподп. 2.1, 19, 32 п. 1 ст. 346.16 НК РФ; Письма Минфина от 30.12.2010 № 03-03-06/2/225, от 23.04.2013 № 03-03-06/1/14039, от 18.03.2014 № 03-03-06/1/11743.

В бухучете стоимость «неисключительной» компьютерной программы принято отражать в расходах будущих периодов и списывать в течение срока действия договора. Либо за 5 лет, если срока нетп. 39 ПБУ 14/2007.

Затраты на обновление лицензионного ПО и в бухгалтерском, и в налоговом учете списывают единовременно в месяце обновления ПО.

Проводки будут следующие.

Содержание операции	Дт	Кт
Отражены затраты на приобретение лицензионного ПО	97 «Расходы будущих периодов»	60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»
Списана часть затрат на приобретение лицензионного ПО	26 «Общехозяйственные расходы» (44 «Расходы на продажу»)	97 «Расходы будущих периодов»
Отражены затраты на обновление лицензионного ПО	26 «Общехозяйственные расходы» (44 «Расходы на продажу»)	60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

Сайты и их продвижение

Переходим к учету расходов на сайт фирмы, который нужен для того, чтобы рекламировать себя, распространять информацию о продуктах и услугах. Сайт — это, по сути, та же компьютерная программа, которая управляет базами текстовых, графических и других данных. К расходам на сайт относят, в частности:

— стоимость работ или услуг по созданию сайта;

— разовую плату за регистрацию доменного имени;

— ежегодную плату за использование доменного имени;

— стоимость услуг хостинга.

А раз сайт — это ПО, затраты на него учитывают почти так же, как расходы на покупку «исключительных» либо «неисключительных» программ. С той лишь разницей, что в налоговом учете при ОСН и УСН затраты считаются ненормируемыми расходами на рекламу, даже если сайт — НМАПисьма Минфина от 12.03.2006 № 03-03-04/2/54, от 28.07.2009 № 03-11-06/2/136; УФНС России по г. Москве от 17.01.2007 № 20-12/004121.

Для эффективной работы сайта его нужно продвигать, то есть делать так, чтобы он был как можно выше в результатах поисковых запросов на товары, работы или услуги фирмы. Занимаются этим специализированные IT-компании. Так вот стоимость услуг по продвижению сайта — это ненормируемые рекламные расходы, которые можно учесть:

— при ОСН — на дату подписания акта об оказании услугПисьмо Минфина от 08.08.2012 № 03-03-06/1/390;

— при УСН — после подписания акта об оказании услуг и их оплатыПисьмо Минфина от 16.12.2011 № 03-11-11/317.

В бухучете вы можете отразить расходы на продвижение сайта по дебету счета 26 «Общехозяйственные расходы» или счета 44 «Расходы на продажу» в корреспонденции с кредитом счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» либо 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

Что включать в первоначальную стоимость легкового автомобиля, а что нет

Но закончим с делами виртуальными и вернемся к реальным. Какое еще имущество часто использует офис? Правильно, легковой автомобиль.

Конечно же, это основное средство. И важно правильно сформировать первоначальную стоимость машины. С очевидными расходами, которые туда входят, все понятно. Стоимость машины по накладной продавца, цена дополнительного оборудования либо работ вроде установки дополнительной звукоизоляции — все это, без сомнения, надо включать в первоначалку в бухгалтерском и налоговом учетеп. 8 ПБУ 6/01; п. 1 ст. 257 НК РФ.

А если автомобиль для офиса компания купила в кредит? В бухучете проценты по кредиту увеличивают первоначальную стоимость ОС, только если оно — инвестиционный актив. То есть дорогостоящее имущество с длительной подготовкой к использованиюп. 7 ПБУ 15/2008.

Конечно, автомобиль может быть дорогим, но вряд ли его покупка и ввод в эксплуатацию растянутся надолго. Следовательно, он не инвестиционный актив и проценты по кредиту в бухучете можно включать в прочие расходы. А для целей налогообложения это вообще единственный вариант. С той лишь разницей, что расходы — внереализационныеподп. 2 п. 1 ст. 265 НК РФ.

Идем далее. Расходы на ОСАГО и каско. В бухгалтерском и налоговом учете эти затраты не увеличивают первоначальную стоимость автомобиля. Цену страховки нужно списать равномерно в течение срока ее действия. Для бухгалтерских целей — с помощью счета 97 «Расходы будущих периодов»п. 6 ст. 272 НК РФ; пп. 11, 19 ПБУ 10/99; Письма УФНС по г. Москве от 02.03.2006 № 20-12/16322; Минфина от 28.12.2015 № 03-03-06/1/76840.

Правда, упрощенцы не смогут уменьшить доходы на стоимость каско. Нет у них такого пункта в списке разрешенных расходовп. 1 ст. 346.16 НК РФ; Письмо Минфина от 10.05.2007 № 03-11-04/2/119.

Госпошлина за регистрацию автомобиля в ГИБДД и расходы на первичный техосмотр в налоговом учете увеличивают первоначальную стоимость объекта, если вы заплатили госпошлину либо провели ТО до ввода машины в эксплуатацию. Если это произошло после, затраты можно учесть единовременноПисьма Минфина от 11.02.2011 № 03-03-06/1/89, от 01.06.2007 № 03-03-06/2/101, от 05.07.2006 № 03-06-01-04/138.

То же самое в бухучете — включайте эти расходы в первоначальную стоимость, если они были произведены до того, как вы приняли автомобиль к учету на счет 01. Если позже — не включайте, а учитывайте отдельноПисьмо Минфина от 29.09.2009 № 03-05-05-04/61.

Срок полезного использования легкового автомобиля

Традиционно срок полезного использования (СПИ) ОС мы определяем по налоговой Классификации. Тогда, если компания не воспользуется амортизационной премией и выберет линейный метод начисления амортизации, ее сумма будет одинаковой в бухгалтерском и налоговом учетеп. 1 ст. 258, п. 2 ст. 259 НК РФ; пп 19, 20 ПБУ 6/01; Классификация, утв. Постановлением Правительства от 01.01.2002 № 1.

Вид легкового автомобиля	Амортизационная группа	Срок полезного использования
С бензиновым двигателем объемом до 3,5 л включительно и длиной кузова до 4,9 м включительно	Третья	Свыше 3 лет до 5 лет включительно
С бензиновым двигателем объемом свыше 3,5 л, независимо от длины кузова (автомобиль большого класса)	Пятая	Свыше 7 лет до 10 лет включительно
С бензиновым двигателем объемом до 3,5 л включительно и длиной кузова свыше 4,9 м (автомобиль высшего класса)таблица 4.1 приложения 1 к Методическому руководству РД 37.009.015-98
С дизельным двигателем любого объема, независимо от длины кузова

Расходы на топливо для автомобиля

Если компания не оборудует автомобиль спутниковой системой слежения за маршрутом и расходом топлива, придется составлять путевые листы. Никакой другой документ не подтвердит для налоговиков «служебный» пробег автомобиляПисьмо Минфина от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354; Постановления АС ПО от 16.08.2017 № Ф06-23325/2017; АС СКО от 05.06.2017 № Ф08-2787/2017.

Учитывая громоздкость унифицированных форм путевых листов, проще разработать собственную. Главное — включить туда обязательные реквизиты из Приказа Минтранса № 152 от сентября 2008 г. Да, они установлены для транспортных организаций. Но если пробежаться по списку, станет ясно, что реквизиты логичны для всех компаний. Срок действия путевого листа не должен превышать месяцПисьма Минфина от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161, от 30.11.2012 № 03-03-07/51.

Обязательных норм по расходу ГСМ для целей налогообложения нет. Однако удобнее, чтобы они были. Иначе вам будет сложно посчитать, сколько бензина или дизеля ушло на «служебный» пробег автомобиля. Да и водителей нужно контролировать.

Обычно нормы устанавливают в расчете на 100 км пробега. Ориентир — Методические рекомендации Минтранса № АМ-23-р от марта 2008 г. Помимо базовой нормы для конкретной модели легковушки, там есть повышающие коэффициенты к норме. Они зависят, в частности, от времени года, величины населенного пункта, количества технологических остановок. Не нравятся нормы Минтранса? Нет проблем, установите свои с помощью контрольного пробега автомобиляПисьма Минфина от 10.06.2011 № 03-03-06/4/67, от 27.01.2014 № 03-03-06/1/2875.

И помните, для беспроблемного вычета НДС горючее лучше приобретать по топливным картам. Только так в конце месяца вы получите счет-фактуру. Если водители станут заправляться за наличные, АЗС будут выдавать только чеки без счетов-фактур. Да, ВАС еще в 2009 г. сказал, что вычет возможен и по чекам. Но Минфин с этим по сей день так и не смирилсяПостановление Президиума ВАС от 03.02.2009 № 11714/08; Письмо Минфина от 12.01.2018 № 03-07-09/634.

Сотрудники, в чьи должностные обязанности входит управление автомобилем, должны проходить предрейсовые медицинские осмотры. Подробности вы найдете здесь.

Компенсация за использование личных автомобилей

Компания может использовать в своих интересах транспорт сотрудников. Тогда работнику нужно выплачивать компенсацию за износ, а также возместить затраты на эксплуатацию автомобиля вроде стоимости ГСМ. Для этого с ним следует заключить письменное соглашение, в котором нужно оговорить все вопросыст. 188 ТК РФ; Письмо Минфина от 05.12.2017 № 03-04-06/80616.

Компенсацию и возмещение затрат не облагают НДФЛ и страховыми взносами, если, помимо соглашения с сотрудником, у работодателя есть документы, которые подтверждаютПисьма Минфина от 23.01.2018 № 03-04-05/3235, от 24.11.2017 № 03-04-05/78097:

— владение автомобилем на законном основании, то есть работник — собственник либо, например, арендатор машины;

— использование легковушки в служебных целях. Это, в частности, подтвердят путевые листы, служебные задания;

— расходы на эксплуатацию автомобиля. Подойдут чеки и прочие документы об оплате затрат.

В налоговом учете при ОСН и УСН компенсацию учитывают в расходах днем выплаты и только в пределах норматива, который зависит от объема двигателяподп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ; п. 1 Постановления Правительства от 08.02.2002 № 92; Письма Минфина от 14.12.2017 № 03-04-06/83831, от 07.12.2017 № 03-03-06/1/81558.

Объем двигателя легкового автомобиля	Норматив компенсации (руб/мес.)
До 2000 куб. см включительно	1200
Свыше 2000 куб. см	1500

Причем отдельно учесть в расходах еще и оплату эксплуатационных затрат не получится. Минфин считает, что норматив компенсации включает в себя все: стоимость бензина, ремонта и так далееПисьмо Минфина от 14.08.2017 № 03-03-06/1/52036.

Чтобы обойти это, можно заключить с работником, который сам управляет легковушкой, договор аренды с экипажем. Тогда всю сумму арендной платы, а также возмещаемые работнику затраты на эксплуатацию автомобиля можно будет учесть в расходахподп. 10 п. 1 ст. 264, подп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

Минус — придется удерживать НДФЛ из арендной платы. Однако взносы вы будете исчислять только с суммы, которая считается вознаграждением за управление автомобилем, она вполне может быть небольшой. Что до возмещаемых расходов, то ни взносами, ни НДФЛ их облагать не нужноп. 2 ст. 221, подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ; Письмо Минфина от 01.11.2017 № 03-15-06/71986.

В бухгалтерском учете проводки по выплате компенсации такие.

Содержание операции	Дт	Кт
Начислена компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях	26 «Общехозяйственные расходы» (44 «Расходы на продажу»)	73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»
Выплачена компенсация	73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»	50 «Касса» (51 «Расчетные счета»)

Списание «офисных» ОС

Ни одно ОС не может работать вечно. Какое-то имущество выходит из строя, какое-то морально устаревает. Значит, ОС нужно списать. Какие документы понадобятся и как провести эту операциюп. 29 ПБУ 6/01?

Правила бухучета требуют, чтобы списание одобрила специальная комиссия своим актом. Комиссию, в свою очередь, созывает руководитель отдельным приказом. Можно использовать унифицированную форму акта ОС-4 либо разработать собственнуюпп. 77, 78 Методических указаний, утв. Приказом Минфина от 13.10.2003 № 91н; Письмо Минфина от 26.08.2016 № 03-03-06/1/50059.

Зачем нужна комиссия? Чтобы проконтролировать работника, ответственного за сохранность ОС. Иначе, сами понимаете, имущество может начать «устаревать» и выбывать, что называется, пачками.

Правда, требование рациональности никто не отменял. Создавать комиссию ради списания какого-то древнего принтера вряд ли разумно. Потому вы вполне можете закрепить в учетной политике лимит стоимости ОС, при котором выбытие имущества визирует комиссия. А если оборудование стоит меньше, добро дает, например, непосредственный начальник сотрудника, ответственного за ОСп. 6 ПБУ 1/2008.

До недавнего времени списание ОС с остаточной стоимостью подразумевало восстановление части входного НДС по нему. Но в апреле 2018 г. ФНС покорилась позиции ВАС, которую тот высказал аж в 2006 г. А именно: если ст. 170 НК прямо не указывает, что в конкретной ситуации надо восстановить НДС, то и делать это не нужно. Списание недоамортизированных ОС, как вы прекрасно знаете, в ст. 170 НК не упоминается. Следовательно, НДС больше не восстанавливаемПисьмо ФНС от 16.04.2018 № СД-4-3/7167@.

Если для демонтажа «офисного» ОС вам понадобилась помощь подрядчика, то входной НДС вы принимаете к вычету, а стоимость работ по акту включаете в налоговые внереализационные расходы и в прочие бухгалтерские расходып. 6 ст. 171, подп. 8 п. 1 ст. 265, п. 1, подп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ; Письмо Минфина от 10.05.2012 № 03-11-06/2/63.

Что до остаточной стоимости ОС, то днем утверждения акта комиссии о списании имущества эта стоимость также увеличивает налоговые внереализационные и бухгалтерские прочие расходы. Если после демонтажа остались какие-то материалы, включая металлолом, их рыночную стоимость нужно учесть во внереализационных и прочих доходах соответственноподп. 8 п. 4 ст. 271, п. 13 ст. 250, подп. 8 п. 1 ст. 265 НК РФ; Письмо Минфина от 18.10.2013 № 07-01-06/43651.

С 2018 г. если металлолом продает продавец на ОСН, то это — операция, облагаемая НДС. Однако налог, по умолчанию, исчисляет не продавец, а покупатель — налоговый агент. Впрочем, есть и исключения. Подробности — в отчете о семинаре А.И. Дыбова «Отчет за I квартал 2018 года».

В бухгалтерском учете списание ОС отражают так.

Содержание операции	Дт	Кт
Учтена в расходах стоимость работ по ликвидации ОС, выполненных работниками организации	91-2 «Прочие расходы»	70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению»)
Учтена в расходах стоимость работ по ликвидации ОС, выполненных подрядчиком	91-2 «Прочие расходы»	60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»
Отражен НДС, предъявленный подрядчиком	19 «НДС по приобретенным ценностям»	60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»
Принят к вычету НДС	68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «НДС»	19 «НДС по приобретенным ценностям»
Списана амортизация, начисленная по ликвидированному ОС	02 «Амортизация основных средств»	01 «Основные средства»
Включена в расходы остаточная стоимость ликвидированного ОС	91-2 «Прочие расходы»	01 «Основные средства»
Приняты к учету МПЗ, полученные при ликвидации ОС	10 «Сырье и материалы»	91-1 «Прочие доходы»

Источник