To do list android and windows

Okay, 2021 is officially upon us… so what’re the best to do list apps for the year?

A to do list app helps you organize tasks and stay on top of your deadlines.

You can use it to manage everything from grocery lists to work-related tasks and more.

In this article, we’ll discuss what makes a great to do list app and review the 14 best to do list apps you can use to boost your productivity. 

And by the end of the article, you’ll have a concrete idea of which to do list app suits you best!

Let’s get rolling!

What Is A To Do List App?

A to do list app helps you stay productive by organizing everything you need to do in one place. 

If your life were to be a spaceship, a to do list app would be your mission control center! 🚀

Essentially, a todo list app helps you:

• Stay on top of your tasks and chores
• Deal with multitasking requirements effectively
• Manage deadlines proactively
• Track work at the office, take care of your grocery list or shopping list, and more
• Make life easier

Why not stick to the traditional paper to do list?

After all, it’s just so satisfying to cross off tasks with a pen or pencil.

To do list apps matter because modern-day tasks are more complicated and require much more advanced features for proper organization. Not the mention, you’d be protecting the planet by using less paper!

What Makes Great To Do List Apps

It’s a challenge to agree on one universal definition of a great to-do list app. When choosing our list, we’ve decided that the best apps must cater to a diverse set of requirements. Great to-do list apps:

• Offer great flexibility. The best to-do list app needs to be neurodiverse and function well no matter how it’s used. You should be able to set priorities (so you know what are important tasks), add tasks and subtasks, and view your tasks in different ways.

• Remind you of deadlines. You need an app to remind you to get things done. Whether it’s in-app, push, email, or SMS notifications, a great to-do list should be able to keep your important tasks top of mind.

• Are easy and intuitive to use. Adding tasks should be simple and straightforward, but also cater to your situation. The best apps should allow you to do this cross platform, in offline mode or through keyboard shortcuts.

• Offer collaboration features. You should be able to share your lists with others so you can make progress more transparent. It’s also important to have different privacy settings so you can decide what to share.

• Function cross platform. Besides Android and iOS, ideal to-do list apps should be accessible on web browser and other systems such as Linux.

It’s time we check out those to do list apps that make our lives better:

14 Aesthetic To Do List Apps

Here are the top fourteen to do list apps you should consider:

Best To Do List with Deadlines:

1. ClickUp (Android, iPhone, iPad, Windows, macOS, Linux, Web)

ClickUp is an all-in-one productivity platform built to save teams of all sizes one day a week.

However, it isn’t just the business folks that benefit from ClickUp.

ClickUp is also a great management tool for organizing personal tasks.

You can use it for:

• Planning a birthday party
• Managing tasks and chores at home
• Storing information like recipes
• Organizing school projects
• Tracking contacts for networking

Here are some more great ways you can use ClickUp in your life.

• Lists: Create a smart list to organize your life. For example, one folder could be “Home” where you have all of the pertinent activities that you need, such as “Bills,” “Grocery List,” or “Shopping List.”

• Start Times and Due Dates: Specify both time and day to get reminded when something is due. Alternatively, if you have a task in the future, you can set a start time. This makes it very convenient for managing tasks if you need to plan something out days or weeks in advance

• Calendar Sync: Users can update their Outlook, Apple, or Google calendars automatically when they add scheduled tasks in ClickUp

• Priorities: What’s the most important task on your list today? Flag it as urgent or low priority, instantly

• Smart Search: Forgot something? No worries. You can search for it. The more you use it, the smarter it gets (that’s some top-notch AI stuff right there) 😎

• Integrations: Have calendars in Google Calendar or other personal documents like in Dropbox? Of course, you do. Just connect them with ClickUp

• Custom Statuses: Customize your projects with statuses to fit each individual project. For instance, a home renovation project would need a different status than planning your vacation or hiring a new team member

• Notepad: Need to jot down something quickly? No problem. Use the ClickUp Notepad to note down anything in a flash. You can even add pictures, links, and checklists to make them as powerful as possible

• Scheduling: You can add unscheduled tasks to your Time view to automatically schedule tasks and manage deadlines 

• Email ClickApp: Send and receive emails directly inside Tasks! This allows you to keep all your communications right within your workflows

The bottom line is that ClickUp has the features you’d look for in the best to do list app, with the power to do more.

Pros

• Feature-rich free version
• Simple drag and drop functionality for easy task management
• Can easily add start dates and set due dates
• User-friendly interface
• Custom statuses to keep track of your task list easily
• Loads of integrations like the Slack and Dropbox integration
• Can create quick Reminders from anywhere within the Workspace to stay on top of deadlines
• Offers an Offline Mode that allows you to work from anywhere and later sync tasks whenever there’s an internet connection

Cons

• You can’t export Dashboards 

Check out our product roadmap to know how we’re fixing such minor drawbacks and making ClickUp even more powerful!

ClickUp Pricing

• Free Forever
• Unlimited: $5/month per user
• Business: $12/month per user
• Business Plus: $19/month per user
• Enterprise: Contact for pricing

ClickUp Rating

• Capterra: 4.7 (2080+ reviews)
• G2: 4.7 (2267+ reviews)

Best Family To Do List:

2. Todoist (Android, iPhone, iPad, Windows, macOS, Web)

Todoist comes with an elegant interface that focuses on the tasks at hand. 

Todoist also features a Google Calendar integration, so your tasks and events can meet up themselves. That’s the hard part with most to do mobile apps.

Moreover, it also works great for everyday tasks like sharing a grocery list or shopping list with your significant other or splitting it up among roommates. This makes it an excellent family to do list app you can rely on.

Additionally, it can also function as a basic task management app for your teams.

So will this do as your productivity platform? 😅

Let’s see:

Todoist Key Features

• Recurring due dates
• Subtasks
• Priorities
• Productivity visualizations
• Task and project comments
• Color-coded labels
• Reminders

Pros

• Loads of preset to-do list templates to get started easily
• Multiple third-party integrations to power up your to do list software
• Good free version

Cons

• Cannot set statuses for different stages of your task
• The Calendar view for tasks is limited
• Cannot collaborate with your team efficiently

Using Todoist now but want to try ClickUp? 

You can easily import your Todoist tasks into ClickUp!

Todoist Pricing

Todoist offers three pricing plans:

• Free
  • Up to 80 projects
  • Up to 5 people per project

• Premium ($4 per month)
  • Up to 300 projects
  • Up to 25 people per project
  • Reminders
  • Labels & filters
  • And more

• Business ($6 per user per month)
  • 500 projects per user
  • 50 people per project
  • Team inbox
  • Team billing
  • Priority support
  • And more

Compare Asana and Todoist with ClickUp!

Todoist Rating

• Capterra: 4.6 (from 1264+ reviews)
• G2: 4.4 (from 623+ reviews)

Best Cute To Do List App:

3. Remember The Milk (Android, iPhone, iPad, Web)

Remember The Milk has been around for a while, and it’s still a solid choice for a daily tasks app. 

Whether it’s getting milk after work or calling family members on their birthday, this fun to do list app offers a central place to organize all of your random ideas.

Their smart list feature is really nice, letting you write out the details and due dates in one line with natural language. It also sends you texts and Gmail notifications based on how you want to receive information.

Remember The Milk opts for simple tags and smart list features over the more formal “projects” which is a good choice for a personal daily checklist app. 

Sample tags include “work tasks,” “personal tasks,” or “bananas.” 

In other words, you can make tags for anything.

It’s a cute to do list app that works well with the simple stuff.

So can you rely on this app to not forget your milk and other deadlines? 🐄

Remember The Milk Key Features

• Filter tasks by priority
• Due dates
• Recurring tasks
• Tags
• Location-based tasks
• Attachments
• Stay in sync with Outlook

Pros

• Simple todo list management
• User-friendly web app interface
• Loads of third party app integrations for added functionality

Cons

• Can’t add location-based reminders
• Can’t be used as a powerful task manager for your task list
• Can’t handle complex team collaboration requirements

Remember The Milk Pricing

Remember The Milk offers two pricing plans:

• Basic (free)
  • Web app, desktop app, and mobile app
  • Share todo lists with up to two people
  • Add tasks with email, Amazon Alexa, Siri, and Twitter
  • Gmail, Evernote, and Google Calendar integration
  • And more
• Pro
  • All “Free” features
  • Share lists with unlimited people
  • Integration with Zapier
  • Priority support
  • And more

Remember The Milk Ratings

• Capterra: 4.4 (from 42+ reviews)
• G2: 4.4 (from 19+ reviews)

Bonus: Check out our organization apps guide! 💜

Best To Do List for Students:

4. Google Keep (Android, iPhone, iPad, Windows, macOS, Web)

Google Keep is more than a note-taking app. 

It can also be your personal todo list software.

Really?

It makes sense in many ways, especially if you’ve been wedded to pen and paper for most of your life. 

With Google Keep, you can:

• Title your list, save it and then come back to it later
• Set reminders (I should do this…) and come back to notes or other items later
• Use color-coded labels to serve as “tags”

Is Google Keep actually that good?

It’s good if…

You’re enmeshed in the Google Play Store or Android world. 

The application fits seamlessly with any collaboration tool you’re probably already using to organize your life. It’s also a native part of every Android phone.

Is this a keeper, though? 🙉

Google Keep Key Features

• Multiple devices
• Pin posts
• Leave voice reminders
• Set reminders for your notes
• Save articles
• Add collaborators to your notes

Pros

• Very user-friendly
• Supports voice commands
• Completely free

Cons

• Can’t handle anything besides the basic notes and task management
• Can’t share groups of notes together
• Can’t set statuses for different stages of a task

Google Keep Pricing

Google Keep is free.

Google Keep Ratings

• G2: 4.5/5 (from 1227+ reviews)

5. TeuxDeux (iPhone, iPad, Windows, macOS, Web)

TeuxDeux is well-designed, with big, bold fonts but in a clean non-flowery way. 

In the app, tasks are laid out in a weekly view, showing the highest priority tasks you need to do for each day of the week. 

You can also quickly add in recurring tasks, so you no longer have to rewrite the same thing every day or schedule it out every single day. Nice, right?

TeuxDeux bills itself as a “design” app in the App Store, meaning they appeal to creative types. 

So can you count on this app teux manage your tasks?

TeuxDeux Key Features

• Recurring tasks
• Customizable smart list capability
• Tasks roll over to the next day
• Markdown support
• Regular emails on the daily tasks
• Color wheel to customize the look of your lists
• iPhone and web app sync

Pros

• User-friendly interface
• Multiple text-formatting options available
• Task roll-over function for recurring to-do list items

Cons

• No free version
• No mobile apps designed for your Android device
• Cannot easily collaborate with your team over tasks

TeuxDeuxPricing

TeuxDeux offers only one pricing plan that starts at $3 per month.

TeuxDeux Ratings

• G2: 4.5/5 (from 21+ reviews)

6. Things 3 (Android, iPhone, iPad, Windows, macOS, Linux, Web)

Things takes a minimalist approach and gives you a lot of white space to add details for your projects or chores.

You start with a big list and then add smaller elements underneath.

As a task manager, this allows for more nesting and helps you separate tasks into more categories. 

The checklist app also has this key feature called the Magic Plus button, which isn’t as glorious as it sounds but is still a convenient way to add a new task, no matter which category they fall in.

Unfortunately, Things is only for Mac and iOS (iPad, iPhone, and Apple Watch).

They haven’t designed a mobile app for Android devices. 

So is this app your kind of thing? 😐

Things 3 Key Features

• Checklists
• Headings
• Tags
• Calendar events
• Upcoming list
• Quick find
• Natural Language Processing

Pros

• Good task sorting filters
• Can handle basic task management
• Can sync quickly with the free Things Cloud service

Cons

• No mobile apps designed for your Android devices
• Can’t collaborate on tasks or lists
• No free version available

Things 3 Pricing

Things offers three pricing plans:

• For Mac: $49.99

• For iPhone and Apple Watch: $9.99

• For iPad: $19.99

Things 3 Ratings

• Capterra: 4.9/5 (from 100+ reviews)
• G2: 4.3/5 (from 15+ reviews)

7. Any.do (Android, iPhone, iPad, Web)

This simple todo app can help you organize everything in life.

You can use it for family projects, work stuff, and more. 

It helps you quickly create and share lists, assign tasks to people, and monitor progress.

Know what the best part is?

You can take it wherever you go. 

Any.do is accessible on your desktop, mobile, tablet, and even your watch! 

Once you create tasks, you don’t need to worry about missing your deadlines because Any.do lets you set daily, weekly, monthly, or location-based reminders.

Believe you can do anything and with this tool? 😍

Any.do Key Features

• Daily tasks planner
• Built-in calendar app
• One-time, recurring, and location-based reminders
• Color tags
• Recurring reminders
• WhatsApp reminders
• Customized themes

Pros

• Lets you organize tasks, lists, and reminders from one place
• Apps available on your desktop, tablet, mobile, and smartwatches
• Grocery list feature that works with Siri and Amazon Alexa helps you streamline the shopping experience

Cons

• The free version only offers limited features
• Its interface is complicated and challenging to use
• No native integrations, so a user must rely on a third party app like Zapier

Any.do Pricing

Any.do offers two pricing plans:

• Free
  • Assigned tasks
  • Lists
  • Reminders
  • Calendar app
  • And more

• Premium ($5.99 per month)
  • Unlimited daily tasks planner
  • Location based reminder (mobile)
  • Advanced recurring reminders
  • Themes and backgrounds
  • And more

Any.do Ratings

• Capterra: 4.4/5 (from 110+ reviews)
• G2: 4.2/5 (from 182+ reviews)

8. TickTick (Android, iPhone, iPad, Windows, macOS, Web)

TickTick harnesses the power of traditional task management into an app-first interface.

It has broader capabilities like location based reminder settings, voice input, and real-time data syncing across platforms that help you stay on track.

You can also share lists, which your team can use in a work environment if you need a smaller program that doesn’t have all the bells and whistles.

Besides, with their calendar, it’s easy to assign tasks and manage them for certain times of the day.

Thinking of putting a tick next to this tool as your top do list app? ✅

TickTick Features

• Folders
• Sharing list
• Voice input
• Location based reminder
• Tags
• Pomodoro timer
• Smart date

Pros

• Can function as a good task manager for items
• Can turn emails from your inbox into tasks
• Comes with various calendar views: daily to monthly

Cons

• Most features are limited to the paid version
• Cannot integrate with other top task management apps
• UI isn’t very intuitive, so navigation through the app difficult

TickTick Pricing

TickTick offer two pricing plans:

• Free
  • You can create up to 9 lists
  • You can add up to 99 tasks per list
  • You can include up to 19 subtasks per task
  • You can set up to 2 reminders per task

• Premium ($27.99 per year)
  • You can create up to 299 lists
  • You can add up to 999 tasks per list
  • You can include  up to 199 subtasks per task
  • You can set up to 5 reminders per task

9. Toodledo (Android, iPhone, iPad, Web)

If you need your application to fit the way your life works, then Toodledo may be an option for you.

Why?

You can make your own workflow or work within their systems. It gives you the flexibility of a task management software in an online todo list.

However, the interface looks a little clunky compared to more cutting-edge tools.

Are you going to say toodle-oo to the tool because of this? 👋

Toodledo Key Features

• Smart sorting
• Tags
• Habits
• Outlines
• Folders
• Reminders
• Sharing

Pros

• Can handle a basic task management
• Built-in timer to record actual time spent on a project
• Can synchronize with devices across platforms

Cons

• Advanced features are mostly limited to the premium version
• The free version lacks basic team collaboration capabilities
• Doesn’t have many preset templates for simple task list management

Toodledo Pricing

Toodledo offers four pricing plans:

• Free
  • Unlimited tasks
  • Task notes
  • Recurring tasks
  • Simple alarms
  • And more

• Standard ($2.99 per month billed annually)
  • All “Free” features
  • Subtasks
  • Graphs
  • All app integrations
  • And more

• Plus ($4.99 per month billed annually)
  • All “Standard” features
  • Full Lists
  • Full Habits
  • Priority support
  • And more

• Business (contact for a custom quote)

Toodledo Ratings

• Capterra: 4/5 (from 27+ reviews)
• G2: 4.2/5 (from 43+ reviews)

Read more about Toodledo alternatives.

10.  Bear (iPhone, iPad, macOS)

Think of Bear as your essential online to do app meets note-taking app.

It’s a handy app to make lists, add checklists, add detail to your tasks, and take extensive notes if necessary.

It can also be your perfect family to do list app and your favorite task management app at work.

And if you’re looking for a checklist app that lets you add more than just a due date, then Bear could be suitable for you.

Unfortunately, it’s not available for Android devices. Sorry folks, it’s only available in the Apple App Store.

What else will you have to bear with this app? 😥

Bear Key Features

• Rich text editing
• Support for images and photos
• Multiple themes
• Export options like HTML, PDF, DOCX, JPG, etc.
• Organize with Hashtags
• Multi-device sync

Pros

• Can link multiple notes together
• Excellent interface with loads of customizability
• Can handle advanced markups

Cons

• Only compatible with iOS (iPhone, iPad, Apple Watch) and Mac
• Free version isn’t very feature-rich
• Steep learning curve for a first-time user

Bear Pricing

Bear offers two pricing plans:

• Free
  • Notes
  • Tags
  • Attachments
  • And more
• Pro ($1.49 per month)
  • Sync between all devices
  • Themes
  • Powerful export options
  • And more

Bear Ratings

• G2: 4.5/5 (from 37+ reviews)

11. Microsoft To Do (Android, iPhone, iPad, Windows, macOS, Web)

Microsoft To Do (formerly Wunderlist) integrates with Office 365, giving you access to the ultimate productivity suite.

You can even create lists and add tasks from other Microsoft software like Outlook, and rank your tasks by due dates and color-coded labels.

It’s one of the reasons why it’s usually one of the top to do list apps.

So, To Do or not To Do?

That is the question! 😜

Microsoft To Do Key Features

• Basic task management
• Reminders
• Due dates
• Notes
• Outlook integration
• Sharing and invites
• Chrome extension

Pros

• Supports syncing your to do list over multiple platforms
• User-friendly interface
• Completely free

Cons

• Lacks advanced task management software capabilities
• Limited customizability
• Doesn’t support natural language input to streamline note-taking

Microsoft To Do Pricing

Microsoft To Do is free.

Microsoft To Do Ratings

• Capterra: 4.5/5 (from 362+ reviews)
• G2: 4.3/5 (from 23+ reviews)

12. Evernote (Android, iPhone, iPad, Windows, macOS, Web)

Evernote is still one of the most popular options for an online todo list app.

Their hashtagging system has revolutionized notes as a way to organize and their handwriting detection. Their WebClipper is also a popular key feature if you find yourself browsing and saving tasks and notes from the web.

In addition to that, it gives you a complete writing space to create checklists, meeting notes, grocery lists, and sync across devices. This works well if you’re at your work computer but want to refer to something on your phone later.

But will it help you live productively ever after? 💫

Evernote Key Features

• Supports syncing across devices
• Share notes with friends, family, or colleagues
• Supports security features like passcodes to lock the mobile app
• PDF annotation
• Search for text inside images
• Take notes in your own handwriting
• Save from across the web

Pros

• Easy cross-platform synchronization
• User-friendly interface
• Loads of third party app integrations such as Asana, Trello, and Omnifocus

Cons

• Lacks complex to do list management features
• Low storage space on the free version
• Difficult to share files with people who don’t use Evernote

Evernote Pricing

Evernote offers three pricing plans:

• Free
  • 60MB of new uploads per month
  • Clip web images, web pages, PDF files
  • Access notes offline from the desktop app
  • Sync across 2 devices
  • And more

• Premium ($7.99 per month)
  • All “Free” features
  • 10 GB of new uploads per month
  • Access notebooks offline
  • Sync across all devices
  • And more

• Business ($14.99per month)
  • 20 GB of new upload per month + 2 GB per user
  • Single Sign-on
  • Central user administration
  • Present notes in one click
  • And more

Evernote Ratings

• Capterra: 4.4/5 (from 6731+ reviews)
• G2: 4.4/5 (from 1837+ reviews)

Read more about Evernote alternatives and compare this tool with 4. Google Keep

13. Google TasksBoard (Android, iPhone, iPad, Windows, macOS, Web)

For a little more power centered on tasks rather than notes, Google TasksBoard may be a smoother option instead of Google Keep.

Their user interface is reliable and maintains the same steady, minimalist edge that Google maintains across its products. 

With this Google tool, you can easily create a task, add lists, subtasks, and then set due dates.

And there’s a bonus.

You can create a Google task from an email as well. This is a killer feature considering the popularity of Gmail for work and personal use.

So are you up for the task?

Google TasksBoard Key Features

• Subtasks
• Multiple lists
• Due dates
• Notifications
• Google task from email
• Built-in notes
• Ability to sort tasks

Pros

• Great for simple to do list management
• Completely free
• Easy-to-use interface

Cons

• Can’t handle complex task management
• Can’t record the time taken for a particular task
• Doesn’t have an active, dedicated customer support system

Google TasksBoard Pricing

Google Tasks is free. 

Google TasksBoard Ratings

• G2: 4.2/5 (from 39+ reviews)

14. Quire (Android, iPhone, iPad, Web)

Quire is something of a newbie when it comes to the task management software space.

It’s simple and intuitive and offers some pretty cool features. 

For example, Quire lets you create an infinite nested task list.

What does that do?

Well, it helps you break down bigger ideas into tiny, doable tasks. This makes clearing tasks off less overwhelming and enables you to stay super-productive!

But are you quite sure this is the app you wanna go for? 🙇

Quire Key Features

• Start and due dates
• Priorities
• Kanban board
• Nested task lists
• Roles and permissions
• Reminders
• Notifications

Pros

• Smart search feature helps you locate info quickly
• Intuitive and minimalistic user interface
• Google Drive, Slack, and Google Calendar integration

Cons

• Doesn’t offer a native macOS or Windows desktop app
• No time tracking capability
• No built-in chat feature

Quire Pricing

Quire is free and can support up to 80 projects, 35 organizations, and 30 members per organization.

Quire Ratings

• Capterra: 4.7/5 (from 99+ reviews)
• G2: 4.6/5 (from 49+ reviews)

Try A Productivity Platform And Not Just Some To Do List App!

ClickUp isn’t just the best to do list app out there. 

It’s a complete productivity app or platform, a way to keep your whole life in order, both personal and work.

ClickUp’s flexibility implies that you’ll be able to manage your life the way you want to…not like how a specific system wants you to.

Get ClickUp for free and get ready to conquer your to-do list!

Современный планировщик задач — это электронный ежедневник, который поможет вам лучше ориентироваться в своих рабочих задачах. Ниже мы рассмотрели 13 программ, наиболее популярных в своем сегменте. Они помогут вам организовать личную жизнь, работу и тем самым сэкономят немало времени.

Бонус: программа для контроля рабочего
времени ОфисМЕТРИКА

Программа, предназначенная для учета рабочего времени, отлично подойдет для начальников крупных корпораций и фирм, имеющих множество филиалов. Она позволит установить контроль над занятостью персонала: статистика, связанная с активностью сотрудников, будет оперативно поступать на ваш ПК в автоматическом режиме.

Возможности ОфисМЕТРИКИ:

• Четкая фиксация начала/конца рабочего дня, с учетом всех перерывов, «перекуров», опозданий и иных простоев
• Отслеживание всех веб-ресурсов, которые посещает сотрудник, что дает представление о том, сколько времени тратится на развлечения, а сколько на выполнение служебных обязанностей
• Информация предоставляется в виде таблиц и графиков, наглядно демонстрирующих активность каждого человека плюс всей команды в целом

Мониторинг графика поможет наладить дисциплину, выявить недобросовестных исполнителей, перераспределить нагрузку между сотрудниками, посчитать какие убытки несет компания из-за несанкционированного простоя и на основе полученной информации провести кадровую реорганизацию. Программа проста в освоении, имеет меню на русском языке и полностью внедряется в систему примерно за сутки.

Скачайте программу для учета времени прямо сейчас

13 лучших планировщиков задач в 2023 году

В век цифровых технологий блокноты и ручки давно забыты. На смену им пришли электронные органайзеры – программы, которые помогут оптимально распорядиться временем и установить контроль за текущими задачами. Далее мы рассмотрим особенности самых популярных в 2023 году приложений подобного рода.

LeaderTask

Российская разработка, доступная на всех платформах (Windows, macOS, iOS, Android, Web), которые синхронизируются между собой. Приложение зарекомендовало себя как надежный планировщик личных задач и таск-менеджер для управления поручениями.

Планировщик задач ЛидерТаск визуально разделен на 3 основных области: Навигатор с разделами, Список задач и Свойства задачи. Сервис предлагает широкий перечень функций, позволяющих настроить управление задачами под свои нужды. Вы сможете создать собственный метки и цвета для выделения важных задач, добавлять чек-листы и файлы, устанавливать задачам сроки выполнения и время напоминания.

Для совместной работы в команде вам будет доступно поручение задач, предоставление персональных доступов и работа в общих проектах, а также возможность переписки по задачам во встроенном чате.

LeaderTask

Trello

Trello — это мультиплатформенное приложение, которое пользуется заслуженной популярностью. Основано на системе канбан: интерактивных карточках, перемещаемых по столбцам по мере готовности. Для начала работы необходимо создать доску, добавить участников и технические задания в виде карточек. Программа позволяет присваивать задачам метки, указывать дедлайны, комментировать, добавлять исполнителей и вложения в виде картинок или документов. Есть функция фильтрации карточек по нескольким параметрам: меткам, участникам, сроку или слову. Возможность менять фон как обои на рабочем столе ПК, не просто эстетически приятна, но и выполняет важную цель: зрительно разделяет доски (если у вас их несколько).

Trello

SingularityApp

У SingularityApp есть десктопная и мобильная версия, а также бот в Телеграме. Если отправить ему сообщение, он добавит задачу в ваш список дел. Если вы пользуетесь SingularityApp на компьютере, а вспомнили о проекте в гостях или по дороге домой, то устанавливать приложение на телефон не понадобится.

Можно ставить одиночные задачи, создавать проекты, чек-листы, и строить планы на месяцы вперед. Для повторяющихся задач программа позволяет выбрать интервал. Доступна установка даты и времени, дедлайна и приоритета, можно проставлять теги. Если есть проблемы с тайм-менеджментом, используйте таймер Pomodoro.

С потребностью выносить свои планы и списки дел из головы во внешний источник хранения информации люди сталкиваются давно, и по мере перехода общества на рельсы постиндустриальной экономики и ускорения темпов жизни необходимость использования планировщиков и списков задач только растет.

И если раньше аксессуаром делового человека был бумажный органайзер, то с распространением сперва обычных компьютеров, а затем и носимой электроники, планирование начало постепенно перемещаться с бумаги на компьютерные программы.

В этой статье я предлагаю подборку лучших менеджеров задач под распространенные платформы.

Сразу хочу отметить, что перечисленные в статье таск-менеджеры предназначены для индивидуального планирования. Командные системы управления задачами и мощные CRM-системы — это уже совсем другая тема.

Что почитать по тайм-менеджменту

Для эффективной организации и работы со списками дел существует только одна действительно продуманная система, и имя ей — Getting Things Done (GTD).

Вопреки стереотипам, тайм-менеджмент в целом и GTD в частности (особенно GTD!) — это не учение о том, как работать 25 часов в сутки и выполнять в день сотни дел. В первую очередь GTD посвящена тому, как эффективно работать с поступающей информацией чтобы минимизировать уровень стресса от бесконечного потока дел.

• Дэвид Аллен. «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса»
  Руководство по Getting Things Done от автора системы. Главное отличие GTD от остальных методик управления делами в том, что Дэвид Аллен представляет действительно целостную систему. Концепцию, практическая реализация которой не привязана к каким-то конкретным инструментам. Отличие проектов от задач, отличие задач от следующих действий, «сознание как вода», «мозг для создания идей, а не для их хранения», папка «Входящие» и другие ключевые моменты — все это описывается в книге Дэвида Аллена.
• Максим Дорофеев. «Джедайские техники. Как воспитать свою обезьяну, опустошить инбокс и сберечь мыслетопливо»
  А эта книга практически полностью посвящена тому, что в GTD называется «следующим действием». При прочтении «Как привести дела в порядок» можно не понять суть этого термина, который при кажущейся простоте имеет высокую значимость для всей системы. На помощь придет книга Максима Дорофеева, где значение «следующих действий» разжевывается очень медленно и подробно.
• Вася Кислый. «Успеватель Василия Кислого», «Верхом на корове»
  А это уже не книги, а всего-лишь выложенные в интернете брошюры, в которых описан реальный опыт построения системы планирования по GTD на основе карманного компьютера HP iPaq 2210. Брошюры написаны в начале двухтысячных и уже морально устарели: КПК вытеснили с рынка смартфоны и планшеты, платформа Windows Mobile умерла, появился более удобный софт, мобильный интернет и облачная синхронизация. Однако почитать их полезно и сейчас — не как инструкцию к действию, а как отличный пример того, что система важнее инструмента.

Признаки хорошего менеджера задач

• Мультиплатформенность
  Хороший планировщик имеет клиенты как под десктопные, так и под мобильные платформы — чтобы можно было записывать задачи и заметки на ходу с телефона, а обрабатывать их уже за компьютером. Поэтому планировщики, работающие только на телефонах или только на компьютерах, и не синхронизирующиеся с другими платформами можно не рассматривать вообще: это скорее игрушки, чем серьезные инструменты.
• Удобный интерфейс
  Удобство интерфейса — понятие индивидуальное. Кому-то удобно одно, а кому-то совсем другое. Однако если интерфейс приложения кажется неудачным или перегруженным деталями, а добавить задачу в список «Входящих» невозможно за 2-3 секунды, то менеджер задач не приживется. Мозг будет саботировать попытки приучить себя к использованию неудобного механизма.
• Гибкость и адаптируемость
  Поскольку не существует стандартной и подходящей для всех системы организации задач и проектов, хороший планировщик должен быть гибким и оставлять пользователю возможность для адаптации под себя. Кому-то нужны теги, а кому-то достаточно одних списков. Кому-то нужны вложенные подзадачи, а кто-то предпочтет линейную структуру. Кто-то захочет присваивать задачам разные приоритеты и затем фильтровать их по этому критерию, а кто-то нет. Хороший таск-менеджер позволяет пользователю самостоятельно определиться с тем, что ему нужно.

Лучшие таск-менеджеры для всех платформ

Remember The Milk

Не пользующееся в наше время особой популярностью приложение от австралийских разработчиков со странным названием «Не забыть про молоко» было бесспорным лидером в нише электронных менеджеров задач в 2010 году, но затем проиграло маркетинговую войну конкурентам в лице Todoist и Wunderlist.

Однако, «не популярное» ≠ «плохое».

Remember The Milk обладает широким функционалом, очень стабильно в работе, имеет клиенты под все популярные платформы и регулярно обновляется.

Фишка приложения — так называемые «смарт-списки», благодаря которым можно очень гибко настраивать вывод задач с разными свойствами из разных категорий. Например, сделать список, в котором отображаются только рабочие дела с высоким приоритетом и сроком выполнения до конца текущей недели. Или все задачи по определенному проекту, которые вы поручили выполнить кому-либо более недели назад.

Все значимые функции Remember The Milk (теги, смарт-списки, заметки, интеграция с календарем и много другое) доступны бесплатно. При покупке Pro-версии стоимостью $40/год открываются некоторые дополнительные возможности, вроде настройки цветов тегов и возможности добавлять подзадачи. Добавочный функционал платной редакции не является прямо-таки необходимым, и покупку Pro-подписки можно рассматривать скорее как выражение благодарности разработчикам.

Где скачать: официальный сайт / клиент для Android / клиент для iOS

Wunderlist

Wunderlist — один из самых популярных в данный момент менеджер задач.

Имеет клиенты под все платформы и обладает стандартной для хорошего таск-менеджера функциональностью: поддерживает различные списки (можно даже объединять несколько списков в одну папку), подзадачи, заметки и теги.

Есть примитивная возможность расстановки приоритетов (самые важные задачи помечаются флажком-звездочкой) и кастомизация цветовой гаммы интерфейса.

К минусам можно отнести жирные шрифты в мобильных приложениях, что делает неудобным использование Wunderlist на смартфонах с малой диагональю экрана (например, iPhone 5S/SE) — длинные названия задач не вмещаются в одну строку и нужно открывать карточку задачи для прочтения.

Еще один минус — проект фактически закрыт, команда разработчиков куплена корпорацией Microsoft и в данный момент работает над созданием таск-менеджера Microsoft To-Do. Технические обновления для Wunderlist исправно выходят по сей день, но функциональных обновлений приложение уже больше не получит.

Раньше в Wunderlist была Pro-подписка стоимостью 5$/месяц, но теперь ее отменили и все премиальные функции доступны пользователям бесплатно.

Где скачать: официальный сайт / клиент для Android / клиент для iOS

Microsoft To-Do

Microsoft To-Do — новый таск-менеджер от создателей Wunderlist, разрабатываемый ими уже под крылом Microsoft.

Функциональность и интерфейс схожи с Wunderlist, но изменены в сторону упрощения. Радует, что по сравнению с Wunderlist переработали шрифты и сделали задачи нормально отображающимися на маленьких диагоналях смартфонов.

Присутствует уникальная функция отображения «Мой день» с возможностью интеллектуального формирования списка задач.

В список лучших менеджеров задач я заношу Microsoft To-Do скорее авансом, с учетом того что оно претендует стать частью стандартной экосистемы Microsoft Windows.

Есть клиенты под все основные платформы. Приложение полностью бесплатно.

Где скачать: официальный сайт / клиент для Android / клиент для iOS

Todoist

Todoist — еще одно очень популярное кроссплатформенное приложение для управления задачами.

Обладает широкими возможностями: поддерживаются задачи, несколько уровней подзадач, проекты с несколькими уровнями подпроектов, приоритеты, теги, заметки и прикрепление файлов.

Todoist обладает стильным минималистичным интерфейсом с возможностью выбора цветовой гаммы. На мой взгляд это наиболее удобный и приятный глазу интерфейс среди всех кроссплатформенных таск-менеджеров, лучше которого может быть разве что интерфейс Things 3.

Одновременно с этим, Todoist еще и самое коммерчески ориентированное приложение из всех условно-бесплатных менеджеров задач. Добрая половина основных функций программы (теги, заметки, возможность прикрепления файлов) доступна только после оплаты Premium-подписки стоимостью 2190р/год. При этом имеется trial-период, позволяющий бесплатно получить доступ ко всем премиальным функциям на 3 месяца.

Где скачать: официальный сайт / клиент для Android / клиент для iOS

Omnifocus 2

Omnifocus 2 — мощный GTD-комбайн, доступный только для владельцев техники Apple.

Приложение разработано специально под реализацию системы Getting Things Done и является одним из самых навороченных приложений-органайзеров на текущий момент.

Поддерживаются проекты и контексты. Есть возможность работать с календарем прямо внутри приложения, что редко встречается в таск-менеджеров. Есть даже функция проведения ежедневного и еженедельного обзора (что это такое и для чего нужно описывается в книге Дэвида Аллена).

Недостаток Omnifocus 2 в том, что он существует только под macOS и iOS. Пользователи Windows и Android в пролете.

Еще один недостаток — приложение платное. Покупка программы обойдется в 2990 рублей, еще 1490 рублей потребуется заплатить за обновление до Pro-версии. Но зато никаких подписок с абонентскими платежами, единожды оплатив программу пользователь получает возможность пользоваться ей навсегда.

Где скачать: официальный сайт / клиент для Mac / клиент для iOS

Things 3

Things 3 — еще одно приложение для пользователей техники Apple, и, пожалуй, самый лучший планировщик из тех, на которые стоит обратить внимание если поддержка платформ Windows и Android вам категорически не нужна.

Первая версия Things вышла ровно 10 лет назад, в 2008 году.  И вот уже 10 лет разработчики из немецкой компании Cultured Code оттачивают свое детище, делая его все более и более удобным в рамках концепции GTD.

Из всех аналогов Things 3 больше всего похож на Todoist. Но интерфейс более чистый и вылизанный, имеются свои оригинальные решения (вроде планирования задач на «вечер сегодняшнего дня» — вроде бы простое решение, но как эффектно оно разграничивает первостепенные рабочие задачи от всего остального, что можно сделать мимоходом в свободное время), и, что самое печальное, поддерживаются только macOS и iOS.

Кроме того, Things 3 — дорогая программа. В 3790 рублей обойдется клиент для компьютера, еще 750 рублей стоит клиент для iPhone, и еще 1500 рублей придется доплатить если хочется пользоваться Things 3 на iPad. Итого полный комплект будет стоить чуть более 6000 рублей. Дорого? Да. Но можно ли упрекнуть в таком ценообразовании людей, которые работают над совершенствованием этого приложения уже более 10 лет? Не думаю.

Где скачать: официальный сайт / клиент для Mac / клиент для iPhone / клиент для iPad

Хаос-контроль

«Хаос-Контроль» — менеджер задач от российского разработчика Дмитрия Тарасова.

Довольно-таки самобытное приложение. Чем-то «Хаос-Контроль» похож на Omnifocus, но сходство это очень поверхностное. Разработчик писал программу под себя, руководствуясь личными представлениями о том, каким должен быть GTD-ориентированный планировщик. Тем, кто мыслит с ним на одной волне, «Хаос-контроль» также придется по вкусу, и, судя по популярности приложения в англоязычном сегменте интернета, таких людей набралось уже немало.

Ну а если таск-менеджер не пойдет — что ж, всегда можно переключиться на проверенные тысячами людей Todoist или Wunderlist.

«Хаос-контроль» доступен на всех платформах и оценить возможности приложения можно бесплатно. А вот чтобы нормально работать с ним придется заплатить. Бесплатная версия содержит много ограничений и не поддерживает даже синхронизацию между платформами. То есть является скорее демо-версией платного приложения, чем полноценным планировщиком с возможностью покупки премиальных функций.

Где скачать: официальный сайт / клиент для Android / клиент для Mac / клиент для iOS

MyLifeOrganized (MLO)

И в завершение подборки — самый мощный и гибкий планировщик MyLifeOrganized.

В отличие от всех вышеперечисленных приложений он хранит пользовательскую базу данных локально и не требует для работы доступа в интернет. Кому-то это может быть критически важным.

В плане гибкости и адаптируемости MLO стоит на голову выше Omnifocus и Remember The Milk. Другое дело, что для большинства пользователей подобная гибкость и не нужна, а возможности менее навороченных программ и так закрывают их потребности.

К минусам MyLifeOrganized можно отнести слегка страшноватый интерфейс (это последствия той самой скрытой в недрах приложения гибкости и возможности адаптации под нужды любого пользователя), а также странный механизм монетизации.

Приложение доступно бесплатно. При покупке премиум-версии становятся доступны некоторые дополнительные возможности, а также синхронизация данных между платформами по Wi-Fi сети. То есть, не заплатив денег синхронизировать свои данные между компьютером и телефоном невозможно, а заплатив вы сможете это делать только когда все устройства подключены к одной локальной сети. Чтобы включилась синхронизация через интернет — нужно оплатить подписку за доступ к облачной синхронизации. Эта подписка оплачивается отдельно и не зависит от того, покупали вы премиум-версию или довольствуетесь бесплатной.

Где скачать: официальный сайт / клиент для Android / клиент для iOS

Заключение

При выборе менеджера задач нужно помнить главное: инструмент не столь важен, как система и понимание как ее использовать. А планирование дел не должно отнимать больше времени, чем выполнение этих дел.

Если нужен 100% бесплатный вариант, то стоит обратить внимание на Remember The Milk или Wunderlist. Для тех, кого не отпугивает платная подписка (или ограниченная функциональность бесплатной редакции) хорошим вариантом будет Todoist.

There are too many to-do list apps. Trying them all would be a massive task, and I know because I did. 

Why are there so many apps for something easily done on sticky notes? Because managing tasks is an intensely personal thing. People will reject anything that doesn’t feel right. That’s a good instinct, but it makes it hard to find the right app. 

To that end, we’ve been hard at work researching the best to-do apps, trying to find the right ones for various use cases. Research for these pieces was exhaustive. We started by finding the best apps for every platform: Android, Windows, macOS, and iPhone/iPad. We then tried the top-rated apps in every respective app store, and spent way too much time migrating our personal to-do lists from one app to another.

And now I’m offering you what I feel is the cream of the crop. Whatever you’re looking for, one of these apps is going to be right for you. Click on any app to learn more about why I chose it, or keep reading for more context on to-do list apps.

The best to-do list apps

• Todoist for balancing power and simplicity

• TickTick for embedded calendars and timers

• Microsoft To Do for Microsoft power users (and Wunderlist refugees)

• Things for elegant design

• OmniFocus for specific organizational systems

• Habitica for making doing things fun

• Google Tasks for Google power users

• Any.do for people who forget to use to-do apps

• Other options, including project management software, note-taking apps, and other tools that can do the job

What makes the best to-do list app?

How we evaluate and test apps

All of our best apps roundups are written by humans who’ve spent much of their careers using, testing, and writing about software. We spend dozens of hours researching and testing apps, using each app as it’s intended to be used and evaluating it against the criteria we set for the category. We’re never paid for placement in our articles from any app or for links to any site—we value the trust readers put in us to offer authentic evaluations of the categories and apps we review. For more details on our process, read the full rundown of how we select apps to feature on the Zapier blog.

I’ve written about technology in general, and productivity specifically, since 2009. In that time, I’ve personally tried basically every to-do list app that has come out, and I’m usually depending on at least one of them to function.

Of course, when it comes to managing a to-do list online, everyone has different criteria. I kept this in mind as I tested, and I noticed a few features that made certain apps stand out.

The best to-do list apps:

• Make it fast to add and organize tasks. Ideally, a task is added and categorized in a couple taps or keystrokes.

• Offer multiple ways to organize your tasks. Tags, lists, projects, and due dates are all helpful, and the best to-do apps offer at least a few categories like this.

• Remind you about self-imposed deadlines. Notifications, widgets, emails—if you’re using an online to-do list, it should help you track what needs to happen when.

• Offer clean user interfaces. The best to-do app fits into your workflow so you can get back to what you’re supposed to be doing.

• Sync between every platform you use. Which platforms will depend on what you personally use, but I didn’t consider anything that doesn’t sync between desktop and mobile.

I tried to find the task list apps that balance these things in various ways. None of these options will be right for everyone, but hopefully one of them is right for you. Let’s dive in.

---

Best to-do list app for balancing power and simplicity

Todoist (Web, Windows, macOS, Android, iPhone, iPad)

Todoist isn’t the most powerful to-do list website out there. It’s also not the simplest. That’s kind of the point: this app balances power with simplicity, and it does so while running on basically every platform that exists. That’s a strong selling point—which is probably why Todoist is one of the most popular to-do lists right now.

Adding tasks was quick on every platform in my tests, thanks in part to natural language processing (type «buy milk Monday» and the task «buy milk» will be added with the next Monday set as your due date). You can put new tasks in your Inbox and then move them to relevant projects; you can also set due dates. Paid users can create custom filters and labels, and there are also some basic collaboration features.

Todoist is flexible enough to adapt to most workflows but not so complicated as to overwhelm. And it adds new features regularly: you can view projects as a Kanban board, for example, and navigating the app by keyboard is much smoother after recent updates. Overall, this is a great first to-do list app to try out, especially if you don’t know where to start.

Todoist also integrates with Zapier, which means you can automatically create tasks in Todoist whenever something happens in one of your favorite apps. Here are some examples.

Todoist price: Free version available; paid version from $4/month.

Best to-do list app with embedded calendars and timers

TickTick (Web, Android, Windows, macOS, iPhone and iPad)

TickTick is a fast-growing task list app that offers a wide array of features on just about every platform you can imagine. Adding tasks is quick thanks to natural language processing. There’s also a universal keyboard shortcut offered on the desktop versions and pinned notifications and widgets on mobile, which makes it quick to add a task before getting back to what you’re doing. Tasks can be organized using lists, tags, and due dates, and there’s also the ability to add subtasks to any task. 

TickTick offers all of this with apps that feel native—the macOS version is distinct from the Windows version, for example, in ways that make sense given the differences between those two systems. TickTick also offers a few features that are above and beyond what other apps offer.

First, there’s a built-in Pomodoro timer, allowing you to start a 25-minute work session for any of your tasks (complete with numerous white noise options, if you want). Second, there’s integration with various third-party calendars, allowing you to see your tasks and your appointments in one place, and even do some time blocking. There’s also a built-in habit-tracking tool, allowing you to review how many days you did or didn’t stick to your exercise and diet commitments. And an Eisenhower Matrix view allows you to prioritize your tasks based on what’s urgent and what’s important. It’s a great collection of features, unlike anything else on the market.

With TickTick’s Zapier integration, you can connect TickTick to the other tools in your tech stack to automatically create tasks whenever you get new leads, deals, or emails.

TickTick price: Free version available; paid version from $2.40/month.

Best to-do list app for Microsoft power users (and Wunderlist refugees)

Microsoft To Do (Web, Android, Windows, iPhone and iPad)

In 2015, Microsoft bought Wunderlist and put that team to work on a new to-do list app. Microsoft To Do is the result of that, and you can find Wunderlist’s DNA throughout the project. The main interface is clean and friendly, adding tasks is quick, but there’s a lot of flexibility below the surface.

But the real standout feature here is the deep integration with Microsoft’s ecosystem. Any email flagged in Outlook, for example, shows up as a task. Outlook users can also sync their tasks from that app over to Microsoft To Do, meaning there’s finally a way to sync Outlook tasks to mobile. Windows users can add tasks using Cortana or by typing in the Start menu. For example, you can type «add rice to my shopping list,» and rice will be added to a list called «shopping.» If you’re a Windows user and an Outlook user, this is the app for you.

This is also the prettiest to-do list app on the market, in my opinion. You can set custom background images for every one of your lists, allowing you to tell at a glance which list you’re looking at. You’re going to be looking at your task list all day—it might as well look good. 

Microsoft To Do integrates with Zapier, which means you can make sure Microsoft To Do is talking to all the other apps you use, not just the Microsoft ones. Here are some examples to get started.

Microsoft To Do price: Free

The best to-do list app with elegant design

Things (macOS, iPhone, iPad)

To-do list apps tend to fall into two categories: the complex and the minimalist. Things is somehow both.

That’s about the highest praise I can give a to-do list app. This is an app with no shortage of features, and yet it always feels simple to use. Adding tasks is quick and so is organizing them, but there’s seemingly no end of variation in ways to organize them. Areas can contain tasks or projects; projects can contain tasks or headers that can also contain tasks; and tasks can contain subtasks if you want. It sounds confusing, but it isn’t, which really speaks to how well Things is designed.

Other apps offer these features, but Things does it in a way that never feels cluttered, meaning you can quickly be done with looking at your to-do list and get back to whatever it is you’re doing. Combine this blend of functionality and beauty with features like a system-wide tool for quickly adding tasks, integration with your calendar so you can see your appointments while planning your day, intuitive keyboard shortcuts, reminders with native notifications, and syncing to an iPhone and iPad app.

The only downside here is the complete lack of versions for Windows and Android, though this decision is probably part of what allows the team to focus on making such a clean product. If you’re an Apple user, you owe it to yourself to try out Things.

You can automatically add to-dos to Things from your other apps with Things’ integrations on Zapier. Here’s some inspiration.

Things price: $49.99 for macOS (15-day free trial), $19.99 for iPad, $9.99 for iPhone.

Best to-do list app for users with a very specific organizational system

OmniFocus (Web, macOS, iPhone, iPad)

OmniFocus is nothing if not flexible. This Apple-exclusive application is built around the Getting Things Done (GTD) philosophy trademarked by David Allen, but an array of features means it can be used for just about any organizational system you can imagine. There are three different kinds of projects you can set up, for example, depending on whether you need to do tasks in a specific order or not. There are six main views by default, allowing you to organize your tasks by things like due date, projects, and tags. You can even add more views, assuming you have the Pro version.

You get the idea. OmniFocus is a power user’s dream, with more features than anyone can hope to incorporate into a workflow, which is kind of the point: if there’s a feature you want, OmniFocus has it, so you can organize your tasks basically any way you can imagine.

Syncing is offered only between Apple devices. There’s a web version that’s intended for occasional usage away from your Apple machines, but non-Apple users should probably look elsewhere.

You can connect OmniFocus to your other favorite apps with OmniFocus’s Zapier integration. Whenever something happens in another app that you want to keep track of in OmniFocus, Zapier will automatically send it there.

OmniFocus price: From $99.99/year for the recurring plan, which includes all apps and the web version. Also available as a one-time purchase from $49.99 (14-day free trial).

Best to-do list app for making doing things fun

Habitica (Web, Android, iPhone and iPad)

Games are fantastic at motivating mundane activity—how else can you explain all that time you’ve spent on mindless fetch quests? Habitica, formerly known as HabitRPG, tries to use principles from game design to motivate you to get things done, and it’s remarkably effective. You can add tasks, daily activities, and habits to a list. You also have a character, who levels up when you get things done and takes damage when you put things off. You can also earn in-game currency for buying offline rewards, such as a snack, or in-game items like weapons or even silly hats.

This is even better when you join a few friends and start a party. You can all fight bosses together, but be careful: fail to finish some tasks on time and your friends will take damage. If that doesn’t motivate you, nothing will.

What’s the downside? Habitica isn’t a great to-do list for managing long-term projects, so you might need something else for that. But if motivation is your problem, Habitica is well worth a spin.

Habitica price: Free version available; paid version from $5/month.

Best to-do list app for Google power users

Google Tasks (Web, Android, iPhone and iPad)

If you live in Gmail and Google Calendar, Google Tasks is an obvious free to-do list app to try out. That’s because it lives right in the sidebar of those two apps, and offers more than a few integrations. Plus, there’s a dedicated mobile app.

The app itself is spartan. Adding tasks is quick, particularly if you spend a lot of time in Gmail anyway, but there’s not a lot of organizational offerings. There are due dates, lists, descriptions, subtasks, and the ability to «Star» tasks. There’s not much beyond that, which is ok. On the desktop, the integration with Gmail is a key selling point. You can drag an email to Google Tasks to turn it into a task, for example. You also can see your tasks on your Google Calendar, if you want.

The best to-do app is one that’s always handy. If you’re the kind of person who always has Gmail open on your computer, it’s hard for any app to be handier than Google Tasks. The mobile versions make those tasks accessible on the go.

You can automatically move information between Google Tasks and your other apps with Google Tasks’ integration on Zapier. Here are a few examples of workflows you can automate, so you can stop manually moving your tasks.

Google Tasks price: Free

Best to-do list app for people who forget to use to-do apps

Any.do (Web, Android, iPhone and iPad)

Any.do offers a really slick mobile app that makes it quick to add tasks, organize them into lists, and add due dates. But where it really shines is with its daily «Plan my Day» feature, which forces you to schedule when you’ll accomplish your various tasks, so that you remember to actually do things. Any.do also integrates nicely with Google and Outlook calendars, allowing you to see your appointments and your tasks in one place. This is exactly what you need if you’re the kind of person who adds things to a list and forgets about them.

The desktop version isn’t quite as slick as the mobile version—it feels cluttered and is more than a little confusing. Still, Any.do’s mobile version alone makes a compelling reason to give it a shot, especially if that’s where you do most of your task management.

Any.do integrates with Zapier, so you can automatically add tasks to Any.do whenever there’s a new calendar event, note, or task in your other apps.

Any.do price: Free version available; paid version from $2.99/month.

Other to-do list options

We focused on dedicated to-do list apps in this roundup, but plenty of other software can fulfill the same function. Here are a few ideas if none of the above quite fit what you’re looking for:

• Project management apps like Trello and Asana can be used as to-do lists, especially if you already use them to manage your other work.

• Note-taking apps like Evernote, OneNote, and Google Keep also have to-do list features, if you want to combine your to-do lists and notes.

• You can use Notion as a to-do list if that’s where you spend most of your time, and the various Notion alternatives work just as well.

• Time-blocking apps are another solid option. These combine a task list with your calendar, encouraging you to decide when you’ll do what.

• Google Sheets can be your to-do list. Zapier’s CEO even uses Gmail as his to-do list.

• Sticky note apps can also do the trick. So can a piece of paper. Don’t overthink things!

Finding the right task management system is hard because it’s so personal. To that end, let me know if there’s anything you think I missed.

Related reading:

• 5 ways to automate your to-do list

• 7 creative ways to visualize your to-do list

• Some tasks belong on your calendar, not your to-do list

This post was originally published in April 2018 by Andrew Kunesh. The most recent update was in November 2022.